契約書スキャンサービスとは、自社保管している契約書類のスキャンを代行するサービスです。
この記事では梱包作業部分を重点的にご案内します。
事前にお申し込みが必要ですので、まだお申し込みがお済みでない場合はこちらをご確認の上、お申し込みを行ってください。
手順
１．送付する契約書を整理する
お預かりした書類はスキャンサービスの申し込み書に記載いただいたスキャン方針で、スキャン・インポートを行います。
ご不明な場合は、貴社内の担当者様にご確認ください。
※❷❸を選んだ場合、1番手前の書類のみが8項目のデータ化対象です。後ろにまとめられた書類の日付や金額はデータ化対象外となり、全文OCR以外での検索や期限管理は出来ないためご注意ください。
※梱包作業にあたっての注意事項
①スキャン不要な書類が混ざってしまわないようにご注意ください
※受領した書類は内容に関わらず原則すべてスキャンされ、台帳に登録されます
②リングファイル（書類自体に穴を開ける形式）はご利用いただけませんので、別のファイルへ移してください
③付箋は貼付箇所の移動や、粘着力低下による紛失の可能性がありますので、ご了承ください
２．梱包して発送する
2-1）ダンボールを用意し、依頼する契約書類を梱包します
※ダンボールの場合は、「120サイズまで、かつ高さは30cmまで」がサイズ上限となります
※破損防止のため、書類はクリアホルダやファイルケースに入れて梱包ください
※配送中に破損しないよう文書保管箱のような頑丈な箱がおすすめです
※レターパックを利用する場合は、対面配達が可能なレターパックプラス（赤色）を推奨しています
2-2）配送伝票（送り状）の品名欄に「管理ID」と「管理IDに紐づく合計箱数」を記載します
※当社ではこの管理IDを利用して、箱ごとの返送先や社内担当者を確認しています。お間違いのないようご注意ください。
※管理IDが不明な場合はContract One担当者の方にご確認ください
2-3）到着日や発送先など、その他必要情報も配送伝票へ記載して発送します
３．【システム管理者作業】アップロードされた書類をContract One上で確認し保存する
スキャンした書類は、システム管理者で公開範囲を選択して保存する操作が必要です。
操作方法はこちらをご確認ください。
≫プレ台帳（確認待ち）の書類を確認して、スマート台帳へ保存する
よくある質問
Q.発送した書類はいつ返送されますか？
A.お預かりする総量やセンターの空き状況等によって変動しますので、お約束はできかねます。到着後、ご返送までに1ヶ月間以上かかることもありますのでご了承ください。
Q.スキャン作業期間中に急遽原本確認が必要となった場合、その契約書を先に返送してもらう、もしくはPDFでデータを送信してもらうことは可能ですか？
A.申し訳ございませんが、お預かりしている期間中に特定の書類を探してお客様に返送する、もしくはPDFデータをお送りする、といった対応はできません。
Q.契約締結日順でファイルに入れて発送した場合、返送されてくる際にその順番は崩れないでしょうか？
A.スキャン作業のために一度取り出しをして、完了後に戻すという作業を行いますので、順番の前後は発生する可能性があります。