「原本保管オプション」は、Contract Oneでデータ化した紙の契約書の原本を、Sansan提携倉庫で保管・管理するサービスです。
本機能の利用には、オプション契約が必要です。
ご利用を希望される場合はサポートセンターまでお問い合わせください。
原本保管のフロー
お預かりする原本は、原則としてスキャン後にすべてSansan提携倉庫に自動で保管（入庫）いたします。
Contract Oneに取り込み済の原本についても、梱包された箱単位に限りお預かり可能です。
一時的に契約書原本が必要になった場合にも、契約書センターに依頼することにより出庫、再入庫が可能です。
原本入庫の流れ
原本出庫の流れ
取り出しに関する注意事項
- 提携倉庫ではお預かりする原本の分量によって保管用の箱を別途ご用意する場合があります。
スマート判子又はスキャンサービス経由でお預かりした原本については、取り出し原本１件単位で指定可能ですが、該当契約書が含まれる保管箱単位で発送いたします。 - 保管箱の中に機密性の高い契約書も含まれている可能性も想定し、
取り出しの依頼および作業者の指定等、貴社内でルール整備いただくことを推奨します。
- 例）
- 原本取り出しは各ユーザーからは行わず、必ず管理者を経由して出庫依頼をする。
- 管理者側で到着した箱から該当の1件のみをピックして担当者に渡す。
- 例）
出庫申請方法① 入庫経路がスマート判子又はスキャンサービスの場合
1.取り出したい契約書の管理番号を調べる（台帳管理のプレビュー上で確認いただけます）
2.ヘルプページの「お問い合わせ」を開く
3.必要情報を入力して送信
「問い合わせ内容」には下記3点を必ずご記載ください。
①契約書番号
※複数件取り出す場合はそれぞれの番号を記入ください
②原本送付先の宛名（ご住所、お名前、電話番号）
③取り出し後の再入庫有無
※再入庫有りの場合は返送先をお知らせします。
出庫申請方法② 過去取込済・PDFインポート原本の場合
1.取出し希望の箱の管理番号をご確認下さい。
管理番号は入庫時にセンターからお送りしているシールの番号です。
複数件取り出す場合はそれぞれの番号をご準備ください。
2.ヘルプページの「お問い合わせ」を開く
3.必要情報を入力して送信
「問い合わせ内容」には、下記3点を必ずご記載ください
①取出し希望の箱の管理番号
②原本送付先の宛名（ご住所、お名前、電話番号）
③取り出し後の再入庫有無
※再入庫有りの場合は返送先をお知らせします。
原本再入庫時の注意事項
再入庫の際は、必ず原本を取り出した箱に戻してご返送下さい。
お預かりした状態のまま再度保管しますので、次回以降の取出しも考慮しご対応をお願いいたします。
契約を終了する場合
契約終了時には以下の点を確認いたしますので、貴社担当までご相談下さい。
- お預かりしている原本の返送先
- 原本の受け渡し方法
- 破棄対応のご相談
よくあるご質問
Q. 原本保管オプションを利用し始めたい場合はどのように申し込めば良いですか？
A. 貴社担当もしくはサポートセンターまでお問い合わせください。
●出庫に関するご質問
Q. 取り出しの依頼をしてから発送まで、どれくらいの時間がかかりますか？
A. 基本的にはご依頼頂いた翌営業日には発送します。
Q. 複数件の書類の取り出しを依頼した場合、何箱で届きますか？
A.ご希望の契約書が入った箱が届くため、最大ご依頼の件数と同数の箱が届く可能性があります。
Q. 取り出しの郵送費はどちら負担となりますか？
A. 取出し時（出庫時）の送料はSansanが負担します。入庫、再入庫時はお客様負担となります。（発送者負担）
●入庫に関するご質問
Q. スキャンサービスを利用してそのまま入庫する場合、原本を入れていたファイル（ケース）は返却されますか？ファイルを再利用したいため返却して欲しいです。
A. ファイル（ケース）のみでの返却はされません。スキャン作業が完了した原本は元のファイルに戻した状態での保管となります。