「原本保管オプション」は、Contract Oneでデータ化した紙の契約書の原本を、Sansan提携倉庫で保管・管理するサービスです。
本機能の利用には、オプション契約が必要です。
ご利用を希望される場合はサポートセンターまでお問い合わせください。
原本保管のフロー
お預かりする原本は、原則としてスキャン後にすべてSansan提携倉庫に自動で保管（入庫）いたします。
Contract Oneに取り込み済の原本についても、梱包された箱単位に限りお預かり可能です。
一時的に契約書原本が必要になった場合にも、契約書センターに依頼することにより出庫、再入庫が可能です。
原本入庫の流れ
原本出庫の流れ
取り出しに関する注意事項
- 提携倉庫ではお預かりする原本の分量によって保管用の箱を別途ご用意する場合があります。
スマート判子又はスキャンサービス経由でお預かりした原本については、取り出し原本１件単位で指定可能ですが、該当契約書が含まれる保管箱単位で発送いたします。 - 保管箱の中に機密性の高い契約書も含まれている可能性も想定し、
取り出しの依頼および作業者の指定等、貴社内でルール整備いただくことを推奨します。
- 例）
- 原本取り出しは各ユーザーからは行わず、必ず管理者を経由して出庫依頼をする。
- 管理者側で到着した箱から該当の1件のみをピックして担当者に渡す。
- 例）
出庫申請方法① 入庫経路がスマート判子又はスキャンサービスの場合
1.取り出したい契約書の書類管理IDを調べる（台帳管理のプレビュー上で確認いただけます）
2.ヘルプページの「お問い合わせ」を開く
3.必要情報を入力して送信
「問い合わせ内容」には下記3点を必ずご記載ください。
①契約書番号
※複数件取り出す場合はそれぞれの番号を記入ください
②原本送付先の宛名（ご住所、お名前、電話番号）
③取り出し後の再入庫有無
ご依頼をいただいてから翌営業日を目処に、ご指定の住所宛に配送を手配します。
5営業日以上経過しても到着しない場合は、お手数ですがお問い合わせいただけますと幸いです。
出庫申請方法② 過去取込済／PDFインポート済原本の場合
1.取出し希望の箱の書類管理IDをご確認下さい。
書類管理IDは入庫時にセンターからお送りしているシールの番号です。
複数件取り出す場合はそれぞれの番号をご準備ください。
2.ヘルプページの「お問い合わせ」を開く
3.必要情報を入力して送信
「問い合わせ内容」には、下記3点を必ずご記載ください
①取出し希望の箱の書類管理ID
②原本送付先の宛名（ご住所、お名前、電話番号）
③取り出し後の再入庫有無
ご依頼をいただいてから翌営業日を目処に、ご指定の住所宛に配送を手配します。
5営業日以上経過しても到着しない場合は、お手数ですがお問い合わせいただけますと幸いです。
※補足：「箱の書類管理IDシール」について
過去取り込み済／PDFインポート済原本の場合は箱単位でのお預かりとなるため、入庫時に箱貼付用のシールをお送りします。シールの形状とサイズ、記載内容は以下のようなものとなります。
・形状／サイズ：105mm×148.5mmの長方形
・記載の書類管理ID：以下2パターンのいずれかとなりまsう
・アルファベット＋数字「●00」or「●00_000」 ※例「S002」「k034_002」等
・日付の6桁数字＋番号 ※例「yymmdd_1」「yymmdd_9」等
再入庫の申請方法
1.ヘルプページの「お問い合わせ」を開く
2.必要情報を入力して送信
下記を必ずご記載ください
①件名：「再入庫依頼」
②再入庫対象の契約書番号または箱の書類管理ID
③貴社名（Contract Oneをご契約のテナント名でご記入下さい）
④発送予定日
3.自動返信メール内の[原本再入庫をご依頼の場合]に記載の住所宛に原本をお送りください。
原本再入庫時の注意事項
再入庫の際は、必ず原本を取り出した箱に戻してご返送下さい。
お預かりした状態のまま再度保管しますので、次回以降の取出しも考慮しご対応をお願いいたします。
契約を終了する場合
契約終了時には以下の点を確認いたしますので、貴社担当までご相談下さい。
- お預かりしている原本の返送先
- 原本の受け渡し方法
- 破棄対応のご相談
よくあるご質問
Q. 原本保管オプションを利用し始めたい場合はどのように申し込めば良いですか？
A. 貴社担当もしくはサポートセンターまでお問い合わせください。
●出庫に関するご質問
Q. 複数件の書類の取り出しを依頼した場合、何箱で届きますか？
A.ご希望の契約書が入った箱が届くため、最大ご依頼の件数と同数の箱が届く可能性があります。
Q. 取り出しの郵送費はどちら負担となりますか？
A. 取出し時（出庫時）の送料はSansanが負担します。入庫、再入庫時はお客様負担となります。（発送者負担）
●入庫に関するご質問
Q. スキャンサービスを利用してそのまま入庫する場合、原本を入れていたファイル（ケース）は返却されますか？ファイルを再利用したいため返却して欲しいです。
A. ファイル（ケース）のみでの返却はされません。スキャン作業が完了した原本は元のファイルに戻した状態での保管となります。