台帳登録されている契約書に、Contract One上の関連する契約書を紐付けて登録ができます。
この機能を活用することで、検索機能を使わずにスムーズに契約に紐付く関連契約書を管理・閲覧することができます。
想定使用シーン
・契約書と覚書を紐付けて管理したい
・契約書と秘密保持契約書を紐付けて管理したい
・更新された最新版の契約書と過去の契約書をまとめて管理したい
など
手順
1.関連する契約書の紐づけを行いたい契約書の、詳細画面を開く
[契約書の情報]の下に[関連する契約書]の項目があります。こちらから設定を行います。
2.紐付ける契約書を検索する
紐付けたい契約書の、契約先名・契約書タイトル・契約書ファイル名・契約書URLのいずれかを入力し、検索をします。
3.検索結果から紐付ける契約書を選択する
検索結果の中から紐付ける契約書を選択します。複数件の契約書の選択も可能です。（上限200件まで）
紐付けられた契約書は、下記画像のように一覧で表示されます。
4.紐付けた契約書を解除する場合
紐付けられた契約書データの右側の下図のマークを押すことで該当契約書データの行が消えますので、
[保存]をすることで紐づけを解除することが可能です。
契約書の紐付けを行うと、紐付け元・紐付け先の契約書の双方で[関連する契約書]として表示されます。
例：契約書Aの詳細画面で、契約書Bを[関連する契約書]として紐付けを行う
→ 契約書Bの詳細画面にも、[関連する契約書]として契約書Aが表示される
注意事項
契約書情報の編集ができるのは以下に該当するユーザーのみです。
- システム管理者
- 該当契約書の社内担当者
- PDFインポート実施者
-（登録元がスマート判子の場合）該当契約書のスマート判子 申請者（起票者）
-（登録元がスマート判子の場合）該当契約書のスマート判子 社内確認者