Contract Oneに取り込んでいる契約書にて、契約が終了となった場合の管理方法の一例をご紹介します。
活用目的や自社の運用ルールに応じて参考にしていただけると幸いです。
前提
- 契約書の編集ができるのは以下に該当するユーザーのみです。
- システム管理者
- 該当契約書の社内担当者
- PDFインポート実施者
-（登録元が契約締結の場合）該当契約書の契約締結の申請者（起票者）
-（登録元が契約締結の場合）該当契約書の契約締結の社内確認者 - Contract One上にアップロードされたPDFデータ自体の編集・削除できません。
管理方法の一例
1.契約終了日を入力/更新する
各契約書詳細ページ内で[契約終了日]の項目に終了となった当日を入力または更新する方法です。
※[契約終了日]はデータ化項目のため、データ化完了後は契約書本文の記載通りに入力されています。
・メリット：具体的な日付で契約が終了していることが確認できる。
詳細検索で契約終了日を期間指定した際にもヒットする。
2.契約終了の旨を追記する
［契約先名］その他項目の先頭に「【契約終了】」等契約が終了した旨を追記する方法です。
※記載は【契約終了】に限らず、【終了】、【過去契約】、【旧】等何でも構いません。
・メリット：契約終了が[台帳管理]の一覧上及び[詳細]ページでも確認できる。
検索においてはヒットする。
1.詳細画面にて「【契約終了】」を入力する
2.［台帳管理］一覧上の表記にも反映される
3.拡張項目を利用してステータスを管理する
拡張項目を利用してステータス（契約終了／契約中）を記載又は選択する方法です。
拡張項目の設定方法はこちらのページをご参照下さい。【拡張項目】拡張項目の設定方法と活用
・メリット：詳細検索を利用することで終了契約書を除いた検索、終了契約書のみの検索、をいずれも行うことが可能です。
1.システム設定画面にて拡張項目を作成
2.個別契約書毎に現ステータスを選択
これにより、詳細検索でも「有効／無効」のステータスを選択した上での抽出が可能となります。
組合せて活用できる機能と設定
1.編集内容保存時のメモ
編集を保存する際、更新内容のメモを残すことが可能ですので、契約終了となった背景や理由、補足等を記載すると後の管理においても確認がしやすくなります。
変更内容はメモと共に[詳細]ページの左下部[更新履歴]にてメモと共に変更前、変更後が記載されます。
2.［関連する契約書］の紐づけ設定
以下のような契約書を[関連する契約書]に登録しておくことで、現状の契約状況が把握しやすくなります。
例）・更新契約書
・変更後の最新契約書
など
※関連ヘルプページ：契約書を関連付けて登録する
今回ご紹介した設定や機能はあくまで一例となります。
以下の観点から参照シーンを想定の上どのような管理が理想かを想定の上、優先度に応じて運用ルールをご検討下さい。