電子契約サービス連携 [ドキュサイン]

本ページでは以下の内容を掲載しています。

• 概要
• 事前準備
• 連携設定の手順
• 連携される内容（項目）
• よくある質問

概要

ドキュサイン (DocuSign) とContract Oneを連携することで、ドキュサインで締結された契約書を自動でContract Oneに取り込むことができます。

本機能による契約書データ登録は、Contract Oneのご契約件数を消化します。

事前準備

連携開始するためには、ドキュサイン側の契約書が閲覧できるアカウント情報 (メールアドレス) 認証が必要です。連携するアカウント情報を事前にご用意ください。

連携設定の手順

Step1. 認証情報 (ドキュサインのアカウント) を入力

Contract Oneの画面右上のメニューから [システム設定] > [電子契約サービス連携] 画面を開き、ドキュサインの「設定開始」を押下

 

初回の連携時には以下のような画面が表示されますので、「連携先を追加」を押下して進めます。

 

[Step1] でドキュサイン側のアカウントメールアドレスを入力し、「認証メールを送信」ボタンを押下します。押下後、入力したメールアドレスに認証メールが送信され、ドキュサイン側の認証画面に進むことができます。

設定Tips. 認証用メールアドレスがあなたのものではなく他のユーザーのものの場合、「認証完了後メールを受け取る」に✔しておくとで、認証完了したタイミングでその旨のメールを受け取ることができます。 メールは✔を入れたユーザーのみに送信されます。

 

受け取った認証メール本文内の「ドキュサインのアカウントを認証する」ボタンを押下

認証メールが届かない場合は、「迷惑メール」の受信箱をご確認ください。

 

認証メール受領後の流れ▼

ドキュサインのログインフォームにてメールアドレスとパスワードを入力。

アクセス許可を確認するメッセージが表示されるので「Allow Access」を押下。「認証に成功しました。」のメッセージが表示されたら認証作業は完了です。
※アクセス許可の表示が無く直接このページが表示される場合もあります。

認証メールから認証を完了した場合、Contract Oneの設定画面上では以下のように「連携ステータス」が表示されます。

 

「詳細」アイコンから画面を表示すると、Step1に表示していたボタンが「認証完了」に変わっていることが確認できます。これでStep1は完了し、次のStep2の手順に進みます。

Step2. テナント (ドキュサイン側) を選択

Step1で認証したドキュサインのアカウントが複数のテナントを利用している場合、そのアカウントが利用中の全テナントが表示されますので、Contract Oneに連携するテナントを1つ選択する必要があります。

他のテナントも連携したい場合は、本設定を完了後、[連携一覧] 画面の右上に表示される「+ 連携先を追加」から設定を追加してください。

Step3. 連携対象の契約書を選択

連携する契約書の範囲を指定します。
デフォルトは、ドキュサイン上の契約書置き場の一部である「フォルダー」「受信箱」「送信」か、いずれかの「フォルダー」かを指定することができます。

いずれも対象契約書の状態が「完了」のもののみが連携されます。

Step4. 台帳への連携設定を選択

①直接連携する
ドキュサインから連携される契約書をすべて台帳に保存する場合、「直接連携する」を選択し、保存時の社内共有情報を指定し、共有範囲と社内担当者を指定してください。

②連携前に確認する
ドキュサインから連携される書類の中に保存したくない書類がある場合、「台帳に保存前に確認作業を行う」を選択してください。
台帳に保存する前に、保存削除の選択と、共有範囲の設定を行うことができます。

「連携前に確認する」を選択し、確認作業を行うユーザーを指定してください。グループまたは個別ユーザーを指定できます。

 

Step5. 連携される契約書数を確認し、連携を開始

「対象契約書数を確認して連携を開始」ボタンを押下すると、確認画面で連携対象の契約書数が表示されます。連携対象の契約書数が多い場合は、確認画面が表示されるまで5秒以上時間がかかる場合はあります。

確認画面で「連携開始」ボタンを押下して連携設定は完了し、[連携一覧] 画面の連携ステータスは「連携中」と切り替わります。

連携される内容 (項目)

ドキュサイン側で契約書の管理項目が明確に定義されていないため、電子契約サービスの性質を考慮し、ドキュサインで電子署名されて完了した日付を「契約締結日」に、アップロードした契約書のファイル名が「ファイル名」としてContract One側に反映されます。

連携された契約書は、Contract Oneのデータ化対象の主要8項目がデータ化開始され、データ化が完了後に契約書詳細情報に上書きされます。

連携後にドキュサイン側で項目を更新しても、Contract Oneには反映されません。

 

ドキュサインから取得する項目	Contract Oneに反映する項目
エンベロープの完了日	契約締結日
エンベロープの「送信」内にアップロードしたファイル名	ファイル名

 

※ご利用の電子契約サービスの不具合やメンテンスによる一時サービス停止などで連携が完了しないもしくは適切に連携されない場合があります。

よくある質問

Q. 連携一覧に表示される「連携ステータス」の詳細を教えてください。

A. 連携ステータスはすべて4つの状態に別れます。

 

認証確認中...

連携設定を開始済みだが、Step1で入力したメールアドレスに認証メールが送信された状態で、まだドキュサイン側の認証が完了していない状態です。

 

認証完了

ドキュサイン側の認証が完了しています。Contract One側の連携設定を進めることができます。

 

連携中

連携設定が完了し、ドキュサインからContract Oneに契約書が自動連携されている状態です。

 

停止中

ドキュサインからContract Oneに契約書が連携されていない状態です。