Contract Oneでは、各契約書の公開範囲を「全社公開」「非公開」「指定グループのみ公開」の3種類から選択できます。これにより、機密性の高い契約書を、特定のグループに所属するユーザーのみで共有することも可能です。
ここでは、各契約書の社内共有範囲の設定方法をご説明します。
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社内共有範囲とは
社内共有範囲とは、社内における各契約書の公開範囲を制限する機能です。下記の3種類から選択できます。
- 全社公開:Contract Oneに登録されている、すべてのユーザーが閲覧可能になります。
- 非公開:全契約書の検索権限を持つユーザー以外は閲覧不可になります。
- 指定グループに公開:指定したグループに所属するユーザーのみが閲覧可能になります。
※ 「非公開」や「指定グループに公開」時において、上記ユーザーのほか、一部のロール(役割)や権限を持つユーザーも閲覧・編集が可能です。詳しくは、下記のヘルプページをご覧ください。
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社内共有範囲の設定
1. [台帳管理]画面から、任意の契約書を開く
[台帳管理]画面から、社内共有範囲を変更したい契約書の詳細画面を開いてください。設定は、対象となる契約書の編集権限を持つユーザーのみ可能です。
2. 「社内共有範囲」から任意の公開範囲を選択する
「社内共有範囲」欄の[①編集]ボタンをクリックし、任意の公開範囲を選択します。
指定グループのみに公開する場合、[②指定グループに公開]をクリックすると、指定可能なグループの一覧が表示されます。対象のグループにチェックをして[OK]をクリックしてください。
3. [保存]ボタンをクリックして完了
最後に[保存]ボタンをクリックすると、確認ダイアログが表示されるので、必要に応じてメモを記載した後、[OK]ボタンをクリックしてください。指定した内容が保存されます。