契約相手先により発行された電子契約データ格納の一例 – Contract One

Contract Oneでは一部電子契約サービスとの自動連携設定が可能ですが、契約相手先から発行された電子契約サービス（自社で利用していない電子契約サービス）での締結を行った場合は、締結完了後にPDFインポートを行っていただく必要があります。

その際の運用パターンとしていくつか例をご紹介します。

原則は締結済みの電子契約をPDFデータとして出力した上で、PDFインポートを行って頂く流れとなります。

1.PDFデータを集約してインポートを行う場合

　1.契約締結者が、締結が完了した電子契約のPDFデータを取得

　2.契約締結者が、運用ルールで定めた保管先にPDFデータを格納
　　又は、インポート担当の部門やユーザーに共有

　3.インポート担当の部門又はユーザーがPDFデータをContract Oneにインポート

　・メリット：　契約締結を行った方はPDF化と特定保管先への格納のみというシンプルな運用が可能
　　　　　　　　特定の保管先に集約するためまとめてのインポートが可能

　・デメリット：インポート担当者または担当部門に工数が集中する
　　　　　　　　契約締結からContract Oneへインポートまでのリードタイムが長くなる可能性がある

　1.契約締結者が、締結が完了した電子契約のPDFデータを取得

　2.契約締結者が、上記PDFデータをそのままContract Oneにインポート

　・メリット：　契約締結からContract Oneへインポートされるまでのリードタイムの短縮が可能
　　　　　　　　契約締結者各自がインポートを行うことで各ユーザで工数を分散できる

　・デメリット：インポート漏れや遅延が発生しないよう全ユーザーへのルールの統制が必要
　　　　　　　　各ユーザーのContract One操作の理解や、定期的なフォローが必要