タスク処理画面では、
- 拡張項目の入力
- 処理期限の編集
- タグ（共通タグ/個別タグ）の編集
- タスク処理メモの編集
- 添付ファイルの追加
- FAX送受信履歴の確認、FAXの再送
- 更新履歴の確認
- ステータスの変更と保存
- 取引先情報の確認、編集・保存
- FAX送信
を利用できます。
それぞれ使い方を説明いたします。
1.拡張項目の入力
注文書に対して、任意の項目を設定し、注文書管理に役立てていたくことが可能です。
拡張項目の設定の仕方、活用方法については、こちらの記事をご確認ください。
【タスク処理画面】拡張項目の入力箇所
2.処理期限の編集
タスクの処理期限を設定・編集いただくことが可能です。先納期の注文を受け取った際、受注入力をいつ行うかを忘れないために受注入力予定日を設定したり、出荷日にお客様への連絡が必要な場合に、出荷予定日を設定いただくことにより、忘れず処理することが可能となります。
【タスク処理画面】処理期限の設定・編集方法
3.タグ（共通タグ/個別タグ）の編集
タスク処理画面から共通タグの設定、個別タグの追加をして頂くことが可能です。共通タグについては、マスタ設定されているものが表示されるため、共通タグを追加したい場合には、管理権限をお持ちのユーザー様に依頼して共通タグを設定してください。
【タスク処理画面】タグの設定・編集方法
なお、共通タグと個別タグの違いは下記の通りです。
| 共通タグ | マスタ化されており、全ユーザーに表示されます。また、タスク一覧画面の絞り込み条件としても利用できます。 |
| 個別タグ | マスタ化されず、都度都度登録する必要がございます。個別タスクのメモを残すためにご利用頂く用途でお使いいただけます。なお、タスク一覧画面の絞り込み条件としてはご利用頂けませんので、ご注意ください。 |
【タスク一覧画面】共通タグでの絞り込み方法
4.タスク処理メモの編集
タスク処理画面では、タスクの処理メモを確認・編集することが可能です。編集いただいたタスク処理メモは一覧画面でも確認可能です。
【タスク処理画面】タスク処理メモの確認・編集方法
5.添付ファイルの追加
タスク処理画面では、関連するドキュメントを添付ファイルとして保存することが可能です。最大10ファイルまで保存可能です。
【タスク処理画面】添付ファイルの追加方法
6.FAX送受信履歴の確認、FAXの再送
タスク処理画面では、FAXの送受信履歴を確認することが可能です。また、送信エラー発生時など、FAXを再送したい場合には、「再送」ボタンを押していただくと、送信時に編集した内容を再度呼び出し、FAXを再送いただくことが可能です。
【タスク処理画面】FAX送受信履歴の確認方法
7.更新履歴の確認
タスク処理画面では、誰がどのような処理を行ったか、全て履歴を確認することが可能です。当該タスクの変更履歴だけでなく、タスクを分割・複製した場合には、分割・複製したタスクへのリンクが表示されており、分割・複製先のタスクを確認することが可能です。
タスクの分割・複製については、こちらの記事をご確認ください。
【タスク処理画面】更新履歴の確認方法
8.ステータスの変更と保存
タスク処理画面では、タスクの処理ステータスの変更・保存が可能です。また、ダブルチェックの依頼など、処理ステータスの変更と同時に別のユーザーにタスクを紐付けたい場合には、タスク処理担当者を変更した上で、保存することができます。
【タスク処理画面】処理ステータスの変更方法
9.取引先情報の確認、編集・保存
取引先情報から、処理時の注意事項を確認・編集していただくことが可能です。取引先情報が登録されている場合は、下記の画面の通り「取引先情報」に青色のマークがつきます。
【タスク処理画面】取引先情報の確認方法
なお、注意事項を編集する場合は、注意事項のテキスト部分をそのまま編集した上で、保存ボタンをクリックしてください。
【タスク処理画面】取引先情報の編集方法
保存が完了すると、最新のものが表示されますが、下記のアイコンをクリックいただくと変更の履歴を確認いただくことが可能です。
10.FAX送信
注文書を送ってきた得意先に対して、また仕入れが発生する場合には仕入先に対して、FAXをOrder One上で送っていただくことが可能です。送付されたFAXについては、Order Oneから直接送信先FAXに送られるため、複合機やFAX機が近くにない環境でも、FAXを送付いただくことが可能です。
【タスク処理画面】FAX送信方法
FAX送信ボタンを押して頂くと、送信用の画面が表示されます。
10-1.送信先の指定
まずは送信先（TO）を指定いただきますが、①取引先管理マスタから選択する方法、②手入力で指定する方法の2パターンがあり、モードは下記のボタンで切り替え可能です。
【タスク処理画面】FAX送信画面
なお、①の場合は、取引先を検索することが可能です。検索に出てくるのは、取引先管理マスタに登録されているデータのみとなるため、もし登録がないようであれば、管理者に取引先管理マスタへの登録を依頼してください。
【タスク処理画面】FAX送信画面
10-2.送信元の指定
次に送信元（FROM）を指定してください。FAXを受信した場合は、受信した際のFAX番号が自動的に表示されますが、PDFインポートやスマホからの取引を行なって場合には、初期値がブランクで表示されるため、FAX番号を選択してください。
【タスク処理画面】FAX送信画面 PDFインポートで取り込んだ際の見え方
10-3.回答内容の挿入
回答内容については、テンプレートから使用したい文面をご選択いただき、必要に応じてテキストの内容をご編集ください。
【タスク処理画面】FAX送信画面 回答内容の選択
なお、編集した内容は即座にPDFの確認画面に反映されます。
10-4.FAX文書編集
FAX送信時にPDFを編集していただくことが可能です。FAX送信画面右上に表示されている「FAX文書編集」をクリックしていただくと、PDFの編集画面が表示されます。
【タスク処理画面】FAX送信画面 FAX文書編集方法
PDF編集では下記の編集が可能です。メニューバーからやりたいことを選択して、PDFを編集。編集が完了したら、保存をクリックしてください。
＜挿入機能＞
①取り消し線
②フリーハンド（手書き）
③楕円
④直線
⑤矢印
⑥吹き出し
⑦スタンプ（個人用、全社用）
【タスク処理画面】FAX文書編集画面
PDF編集でできること
10-5.送信書類を追加
自社書式の文書や注文に関する関連書類を送りたい場合には、PDFをインポートして送ることが可能です。FAX送信画面の「+送信書類を追加」をクリックするとファイル選択orドラック&ドロップでPDFをインポートすることが可能です。
【タスク処理画面】FAX送信画面 送信書類の追加方法
PDFファイルをアップロード完了すると、書類2としてアップロードしたファイルが表示されます。送信の対象書類を選択いただき、「送信」ボタンをクリックしてください。