［台帳の一括更新］画面で、CSVファイルを利用して複数の契約書の項目を一括で更新する手順をご案内します。
CSVファイルで更新できる内容および入力ルールについては、【一覧】CSVファイルを利用して一括更新できる台帳項目でご確認ください。
注意事項
- 本機能は、システム管理ユーザーのみ利用可能です。
- 下記の項目はCSVによる一括更新の対象外です。
- 主要8項目（契約先名、契約書タイトル、契約締結日、契約開始日、契約終了日、金額、契約自動更新有無、解約通知期限日）
- 社内担当者
- 社内共有範囲（公開状態、共有範囲グループ）
※ 社内担当者及び共有範囲グループは、Contract Oneの［台帳管理］画面上にて一括変更が可能です。
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手順
1. 更新用のCSVファイルをダウンロードする
まずは、更新に利用する台帳のデータをCSVファイルでダウンロードします。
［台帳管理］画面から、①対象の契約情報を選択し「②CSVダウンロード」をクリックしてください。
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活用Tips 詳細検索を利用して、更新対象の契約情報のみをダウンロード・編集することも可能です 詳細検索から、特定の条件で絞り込んだ一覧をダウンロードし、更新用のCSVファイルとして利用することも可能です。検索結果が表示された状態で、対象の契約情報を選択してダウンロードを実行してください。CSVファイルに含まれない契約情報は更新されません。 |
2. CSVファイルを編集する
1でダウンロードしたCSVファイルを編集します。CSVファイルの行は、並べ替えても問題ありません。
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関連記事 【一覧】CSVファイルを利用して一括更新できる台帳項目 |
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注意点 CSVファイルの編集時は、以下の点にご注意ください ・ヘッダー（項目名）は編集・削除しないでください。 ・項目は、各契約書の「台帳管理のURL（※CSVファイルでは「詳細URL」）」をキーにして変更されます。編集・削除しないでください。 |
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活用Tips 選択肢（プルダウン）形式の項目を更新する場合、設定中の選択肢を一覧でダウンロード可能です 選択肢（プルダウン）形式の項目を更新する場合、［Step1. 更新する項目の選択］で対象の項目にチェックをすると、設定中の選択肢一覧のダウンロードが可能です。一覧ファイルは、1行目に項目名、2行目以降に設定中の選択肢が表示されます。編集時は、こちらの選択肢からコピー&ペーストをすると、表記揺れ等による更新エラーを防止できます。 |
3. 更新する項目を選択する
CSVファイルの編集が完了したら、［Step1. 更新する項目の選択］エリアで今回一括で更新する項目を選択してください。未選択の項目は、CSVファイル上で内容が変更されていても更新されません。
4. CSVファイルをインポートする
続けて、［Step2.CSVファイルのインポート］エリアの［① ファイルを選択］ボタンから、編集したCSVファイルを選択後、［② 一括更新］ボタンをクリックしてください。
5. 更新内容を確認して実行する
更新内容を確認後、右下の［実行］ボタンをクリックすると更新処理が開始されます。
※ 更新にはお時間を要する場合があります。完了後は、処理結果をシステム管理ユーザー（実行ユーザー含む）にメールで通知します。
※ メモ欄には、任意で更新した背景や理由などが記載できます。記載したメモは、［処理結果］タブの詳細ダイアログ上に表示されます。
6.［処理結果］タブから更新処理が実行されているか確認する
更新処理開始後、［処理結果］タブに処理状況が表示されます。ご確認ください。
処理結果の確認方法
台帳の一括更新を実行すると、［処理結果］タブで処理状況や結果を確認できます。
ここでは、一覧における各項目の概要を説明します。
① 詳細
アイコンをクリックすると、処理結果の詳細が記載されたダイアログが表示されます。
実行時にインポートしたCSVファイルや、エラー詳細（一部エラー時のみ）が記載されたCSVファイルのダウンロードが可能です。実行時に入力したメモは、こちらに表示されます。
② ステータス
更新処理の進行状況と結果に応じて、ステータス表示が切り替わります。
各ステータスの内容は下記のとおりです。
| ステータス表示 | 内容 |
|---|---|
| 実行中 | 更新処理が実行中の場合に表示します |
| 完了 | 更新処理が完了した場合に表示します |
| 一部エラー | 更新処理は完了したが、一部の契約書や項目でエラーが発生した場合に表示します |
| エラー | 更新処理が実行できなかった場合に表示します |
③ その他の項目
処理内容に関する各項目を表示します。詳細は下記のとおりです。
- ファイル名：更新に利用したCSVファイルの名称を表示します
- 更新する項目：更新対象の項目を表示します
- 実行ユーザー：一括更新を実行したユーザー名と部署名を表示します
- 開始日時：実行ユーザーが更新処理を実行した日時を表示します
- 完了日時：Contract One側での更新処理が完了した日時を表示します（実行中は表示されません）
エラーの原因と対処
処理結果が「エラー」や「一部エラー」になる場合の、主な原因と対処法について説明します。
エラー：「台帳の一括更新に失敗しました。」
詳細 1： 予期しないエラーが発生しました。
サーバー側のシステムエラーなどにより、一括更新が実行できなかった場合に表示されます。
お手数ですが、同様のCSVファイルを用いて再度一括更新を実行してください。
詳細 2：CSVフォーマットが正しくありません。
主に下記いずれかの原因により、一括更新が実行できなかった場合に表示されます。該当のCSVファイルを確認・修正して、再度一括更新を実行してください。
2-1. 文字コードが不正な場合
文字コードが不正な場合：CSVファイルの文字コードの形式が正しくありません。「UTF-8」もしくは「Shift-JIS」形式で保存したCSVファイルを使用して、再度一括更新を実行してください。
2-2. 拡張子が改ざんされている場合
CSVファイルの拡張子が正しくありません。「.csv」形式で保存したCSVファイルを使用して、再度一括更新を実行してください。
2-3. 更新対象の項目列が不正な場合
更新対象の項目列（カラム）が重複している、もしくは一部削除されているなどの可能性があります
CSVファイルの内容を確認・修正して、再度一括更新を実行してください。
一部エラー：「n件の契約書の更新に失敗しました。」
入力値の不備や編集権限の有無などにより、一部の契約書や項目の情報が更新できなかった場合に表示されます。詳細ダイアログから、更新に失敗した契約書とエラー詳細が記載されたCSVファイルをダウンロードして、内容を修正してください。
修正後は、「エラー詳細」の列を削除して一括更新にご利用いただけます。