【Order Oneマニュアル】自社製品の処理の流れ

自社製品の処理プロセスは下記の流れを想定してOrder One上での処理の流れをご説明いたします。

（処理ステータスの使い方はあくまで一例となります。処理ステータスの使い方・処理ステータス名については、オンボーディングの中で各社様ごとに定義いたします）

1. マイタスクの「未割当」を開き、販売管理システム（基幹システム）へ受注入力
2. 受注処理後のチェック（入力した担当者自身が行う）

3. 得意先にFAXの返信（請書・納期回答）を行う

4. ダブルチェックのため他の担当者にチェックを依頼
5. ダブルチェックが完了したら、処理完了にステータスを変更

なお、各画面ごとにできることをまとめているヘルプページもございます。機能単位でできることが記載されておりますので、こちらもご参考にしてください。

 

マイタスクの「未割当」を開き、販売管理システム（基幹システム）へ受注入力

マイタスクを開き、処理ステータスの「未割当」をクリックします。そうすると、処理しなければならないタスクを一覧で確認することが可能です。

 

タスクをクリックすると受信したFAXのPDFを確認することが可能です。

 

受注入力をするタスクの「処理する」ボタンをクリックするとタスク詳細画面が開きます。

 

タスク詳細画面では、表示されているPDFをご確認いただきながら販売管理システムに受注入力を行います。入力が完了したら、画面下部の処理ステータスを「一時保存」にして、「保存」をクリック。次のタスクの作業に移りたい場合は、「次の注文書へ」をクリックします。

受注処理後のチェック（入力した担当者自身が行う）

未割当のタスクを全て処理できたら、次は受注処理後のチェックを行います。処理ステータスの「一時保存」を開き、「再開」ボタンをクリックします。

タスク詳細画面でPDFの画像を見ていただき、販売管理システムの入力内容に誤りがないかをチェックください。その際、PDF編集モードを使って、PDF内にチェックマークを入れて頂き、チェックの証跡を残していただくことも可能です。

 

得意先にFAXの返信（請書・納期回答）を行う

受注処理が終わりましたら、得意先にFAXの返信（請書・納期回答）が必要な場合、Order OneからFAX送信を行います。タスク詳細画面の「FAX送信」をクリックします。

FAX送信画面が表示されますので、送信先（TO）の指定をしてください。送信先は、①取引先管理マスタから選択する方法、②手入力で指定する方法の2パターンがあり、モードは下記のボタンで切り替え可能です。

次に送信元（FROM）を指定してください。FAXを受信した場合は、受信した際のFAX番号が自動的に表示されますが、PDFインポートやスマホからの取引を行なって場合には、初期値がブランクで表示されるため、FAX番号を選択してください。

送信先・送信元を指定し終わりましたら、回答内容を選択してください。回答内容については、テンプレートから使用したい文面をご選択いただき、必要に応じてテキストの内容をご編集ください。

なお、編集した内容は即座にPDFの確認画面に反映されます。

最後にPDFにコメントやスタンプを挿入したい場合には、FAX送信画面右上に表示されている「FAX文書編集」をクリックしてください。

なお、PDF編集でできることは下記のヘルプページにまとめておりますので、こちらもあわせてご覧ください。

 

ダブルチェックのため他の担当者にチェックを依頼

自身のチェックが終わった後、ダブルチェックのために他のユーザーにタスクを割当ます。画面下部のタスク処理担当者でダブルチェック担当者を選択し、処理ステータスを「完了待ち」に変更の上、「保存」ボタンをクリックします。

 

ダブルチェックが完了したら、処理完了にステータスを変更

ダブルチェックの依頼を受けた担当者は、処理ステータス「完了待ち」を開き、該当のタスクの「再開」をクリックします。

タスク詳細画面でPDFの画像を見ていただき、販売管理システムの入力内容に誤りがないかをチェックください。その際、PDF編集モードを使って、PDF内にチェックマークを入れて頂き、チェックの証跡を残していただくことも可能です。

ダブルチェックが完了しましたら、画面下部の処理ステータスを「処理完了」に変更いただき、「保存」をクリックしてください。

自社製品の処理の流れは以上です。