自社ユーザーからの申請内容を元に、契約書センターが書類の製本から押印、発送、受領までの契約締結における一連の作業を代行します。
全体の流れ
ご注意
- こちらは電子署名サービスではありません。契約締結業務の委託サービスです。
- 押印には、事前にお預りする印章（認印）を利用します。
- 差入方式 (一方の企業のみが記名・捺印を行う誓約書のような方式) の書類は、"契約先から契約書を受け取る"形式でのみ可能です。
- 3社間以上での契約締結には対応していません。
操作手順 : 契約書センターに作業を依頼するまで
Step1. 契約書ファイルをアップロード
[契約締結] 画面内の、［自社から契約書を作成し、発送する］をクリックします。
1. 契約書ファイルをアップロード
ドラッグ & ドロップで、最大5件まで契約書ファイルをアップロードすることができます。
アップロード後、画面上の「契約書ファイルを追加」ボタンからも追加可能です。
|
アップロードできる契約書ファイルの形式
|
2. 契約書センターに依頼する内容を指定
ファイルアップロード後、収入印紙や関連する書類等のセンターへ依頼する内容を入力できるようになります。
① 収入印紙
貼る場合は、「貼る」のラジオボタンを選択し、印紙の金額を選択します。
貼らない場合は、「貼らない」のラジオボタンを選択します。
|
② 関連する書類
契約書以外の関連書類を、1契約書ファイルに対し最大3件まで添付できます。
添付した書類は1部のみ印刷され、契約書と一緒に契約先に発送されますが、データ化対象ではありません。
3. 送付先情報等、必要項目を入力
① 送付先情報、② 送付先の担当者情報
契約書センターで対応をした契約書等を発送する契約先の住所、宛名、担当者の情報を入力します。
③ 案内状
契約先に発送する際、A4紙1ページの「案内状」を同梱できます。
「メッセージを挿入」ボタンをクリックし、開いた画面上で契約先に伝えたいメッセージを入力し、保存します。
④ 社内共有情報
本契約書締結に関わる情報の入力と、社内担当者が指定できます。
ここで指定した「社内担当者」は、契約締結までの処理ステータスを [契約締結] 画面上で確認できます。
また、契約締結完了後、Contract Oneに保存された契約書の閲覧・編集ができます。
Step2. 案内メールの確認
契約先へ契約書等が到着する前に、その旨を伝えるメールを送信します。
画面左から任意のメッセージを入力すると、送信されるメールに反映されます。
*本メールが契約先に送信されます。現在、「送信しない」設定をすることはできません。
|
Step3. 送付内容の確認者を指定
センターへの依頼確定の前に、依頼内容を確認するユーザーを指定します。
「コメント」では、指定したユーザーに伝える内容を入力します。
|
Step4. アップロードのファイルや指定内容を確認して完了
内容に問題がなければ、画面右下の「完了」ボタンをクリックします。
完了すると、最初の [契約締結] 一覧画面に今回のタスクが追加され、Step3で指定したユーザーに、確認依頼のメールが送信されます。
これで新規開始に必要な作業は完了です。
この後の流れについて
社内確認者による確認後に、契約書センターが作業を開始し、契約先へ発送を行います。契約書が契約書センターに返送されると、Contract One上で最終確認作業を行っていただき締結が完了します。
最終確認作業は、契約締結を新規開始していたユーザー宛にメールが送信され、そのユーザーによる対応となります。本対応についての詳細は、返送された契約書の確認 (自社から送った契約書) をご参照ください。