自社ユーザーからの申請内容を元に、契約書センターが書類の製本から押印、発送、受領までの契約締結における一連の作業を代行します。
全体の流れ
ご注意
- こちらは電子署名サービスではありません。契約締結業務の委託サービスです。
- 押印には、事前にお預りする印章（認印）を利用します。
- 差入方式 (一方の企業のみが記名・捺印を行う誓約書のような方式) の書類は、"契約先から契約書を受け取る"形式でのみ可能です。
- 3社間以上での契約締結には対応していません。
操作手順 : 契約書センターに作業を依頼するまで
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全作業の流れ |
Step1. 契約書ファイルをアップロード
[契約締結] 画面内の、［自社から契約書を作成し、発送する］をクリックします。
1-1. 契約書ファイルをアップロード
ドラッグ & ドロップで、最大5件まで契約書ファイルをアップロードすることができます。
アップロード後、画面上の「契約書ファイルを追加」ボタンからも追加可能です。
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アップロードできる契約書ファイルの形式 ・A4 / A3サイズのファイル ・1ファイルは30MB以下 ・PDF形式のみ |
1-2. 契約書センターに依頼する内容を指定
ファイルアップロード後、各契約書ファイルごとに、契約書センターに依頼する内容（収入印紙・添付ファイル）の指定が可能になります。指定可能な内容は以下のとおりです。
① 収入印紙
貼る場合は、「貼る」のラジオボタンを選択し、印紙の金額を選択してください。
貼らない場合は、「貼らない」のラジオボタンを選択してください。
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印紙金額が不明の場合 1. 国税庁のホームページを参考に選択 2. 「印紙代を選択」のプルダウンから、「社内確認者に依頼」の選択が可能です。これにより、以降に控える「送付内容の確認者を指定」画面にて指定したユーザーに、印紙代の選択を依頼できます。 |
② 添付ファイル
契約書以外の関連書類を、1契約書ファイルに対し最大10件（1件あたり100MB以下）まで添付できます。添付ファイルは1部のみ印刷され、契約書と一緒に契約先に発送されますが、データ化対象ではありません。
1-3. その他必要な項目を入力
次に、書類の送付および管理に必要となる以下の項目を入力してください。
① 送付先情報
アップロードした契約書類の送付先の情報（住所、宛名、担当者名など）を入力してください。
当該書類は、契約書センターで押印や印紙貼付などの対応後、レターパックに入れてこちらに入力いただいた宛先に送付します。
② 契約先の担当者情報
契約締結後、該当の契約書類を台帳で管理する際の相手先情報を指定してください。
初期値は①で入力いただいた送付先と同一に指定されています。
③ 案内状
契約先に発送する際、A4紙1ページの「案内状」を同梱できます。「メッセージを挿入」ボタンをクリックし、開いた画面上で契約先に伝えたいメッセージを入力し、保存してください。
案内状設定画面
案内状イメージ
[案内状に挿入するメッセージ]の記載内容が追記される箇所は赤枠内となります。
④ 社内共有情報
本契約書締結に関わる情報の入力と、社内担当者が指定できます。ここで指定した「社内担当者」は、契約締結までの処理ステータスを [契約締結] 画面上で確認できます。
また、契約締結完了後、Contract Oneに保存された契約書の閲覧・編集ができます。
Step2. 案内メールの確認
契約先へ契約書等が到着する前に、その旨を伝えるメールを送信します。
画面左から任意のメッセージを入力すると、送信されるメールに反映されます。
*本メールが契約先に送信されます。現在、「送信しない」設定をすることはできません。
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メール送信のタイミング 案内メールは、この後のStep3（確認者による各種入力内容の確認）完了後、契約書センターでの印刷や製本、押印などの対応開始と同時に契約先へ送信されます。 |
Step3. 送付内容の確認者を指定
契約書センターへの依頼を確定する前に、Step1や2で入力した内容に誤りがないかを確認するユーザー（社内確認者）を指定します。コメント欄では、指定した社内確認者に宛てたメッセージを入力してください。
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社内確認者として選択できるユーザーについて 「締結内容の確認者」権限を持つユーザーのみ、プルダウンの選択肢として表示されます。 |
Step4. アップロードのファイルや指定内容を確認して完了
内容に問題がなければ、画面右下の「完了」ボタンをクリックします。
完了すると、最初の [契約締結] 一覧画面に今回のタスクが追加され、Step3で指定したユーザーに確認依頼のメールが送信されます。これで新規開始に必要な作業は完了です。
この後の流れについて
社内確認者による確認後に、契約書センターが作業を開始し、契約先へ発送を行います。契約書が契約書センターに返送されると、Contract One上で最終確認作業を行っていただき締結が完了します。
最終確認作業は、契約締結を新規開始していたユーザー宛にメールが送信され、そのユーザーによる対応となります。本対応についての詳細は、返送された契約書の確認 (自社から送った契約書) をご参照ください。