契約書スキャンサービスとは、自社保管している契約書類のスキャンを代行するサービスです。
手順
６．【インポート完了後】アップロードされた書類をContract One上で確認し保存する
１．スキャンの単位と件数を確認する
スキャンを行う単位を、以下の3つからお選びください。
お選びいただいた単位に従って、契約書の件数を数えてください。
※注意事項
❷❸を選び、複数の書類がホッチキス/クリップ/ファイルポケットに入っていた場合、1番手前の書類のみが主要8項目のデータ化対象です。
後ろにまとめられた書類の日付や金額はデータ化対象外となり、全文OCR以外での項目検索や期限管理は出来ないためご注意ください。
２．お申込書を記載する
※2022年12月より、スキャン単位の指定と複数管理IDの一括梱包ができるようになり、フォーマットをリニューアルしています。
こちらからお申込書のフォーマットをダウンロードしてください。
「確認事項」シートをご確認の上、「サービス申込書 兼 同意書」シートに、ご記入をお願いします。
続いて「送付書類確認書」シートを記入します。
| ①発送予定日 | 貴社からの発送予定日をご記入ください。 |
| ②梱包状態 |
異なる申込番号の契約書を一緒に封入することが可能です。 返送先が異なる場合は一緒に梱包できません。 |
| ③備考欄 | 異なる申込番号の契約書を封入する場合は、どの申込番号を一緒に梱包するか記載してください。 |
※「紐づける社内担当者」または「スキャンの単位」が異なる場合は、申込番号（行）を分けてください。
３．お申込書をお問い合わせフォームから提出する
お問合せフォームより、件名を「スキャンサービス申込」として、Excelファイルのままお申込書をご提出ください。
お申込みを受領後、発送時に必要な「書類発送先」と「管理ID」を弊社にてお申込書に追記し、メールにてご連絡いたします。
※お申込みいただいてから翌営業日までに受領・ご連絡いたします。
４．契約書の送付準備をする
お申し込みが完了したら契約書の送付準備をお願いいたします。
※梱包作業にあたっての注意事項
・スキャン不要な書類が混ざってしまわないようにご注意ください
※受領した書類は内容に関わらず原則すべてスキャンされ、台帳に登録されます
・リングファイル（書類自体に穴を開ける形式）はご利用いただけませんので、別のファイルへ移してください
・付箋は貼付箇所の移動や、粘着力低下による紛失の可能性がありますので、ご了承ください
複数管理IDの契約書を一緒に封入する場合
以下の対応を必ずお願いいたします。
・レターパックに封入する場合
スキャンサービス申込書の管理ID記載用紙に記入し、印刷した用紙をレターパック内の各ファイルの1番上に封入してください。
・箱に封入する場合
管理IDごとに梱包袋に封入してください。
梱包袋の外面にペンなどで管理IDを記載し、袋の中には管理ID記載用紙を入れてください。
※管理IDの記載不備や袋の破れがあった場合、紛失リスクを避けるため、箱ごと返送します。この際、返送にかかる送料は、すべて着払いとなりますのでご注意ください。
５．梱包して発送する
①ダンボールを用意し、依頼する契約書類を梱包します
・ダンボールの場合は、「120サイズまで、かつ高さは30cmまで」がサイズ上限となります
・破損防止のため、書類はクリアホルダやファイルケースに入れて梱包ください
・配送中に破損しないよう文書保管箱のような頑丈な箱がおすすめです
・レターパックを利用する場合は、対面配達が可能なレターパックプラス（赤色）を推奨しています
②配送伝票（送り状）の品名欄に「管理ID」と「管理IDに紐づく合計箱数」を記載する
・当社ではこの管理IDを利用して、箱ごとの返送先や社内担当者を確認していますのでお間違いのないようご注意ください
・管理IDが不明な場合はContract One担当者の方にご確認ください
③到着日や発送先などを記載して発送する
６．【インポート完了後】アップロードされた書類をContract One上で確認し保存する
※システム管理者が必ず行う作業となります
Contract Oneにインポートした書類は、共有範囲を選択して保存する操作が必要です。
操作方法はこちらをご確認ください。
台帳に保存前の契約書（プレ台帳）の確認・保存手順
よくある質問
Q.発送した書類はいつ返送されますか？
A.お預かりする総量やセンターの空き状況等によって変動しますので、お約束はできかねます。到着後、ご返送までに1ヶ月間以上かかることもありますのでご了承ください。
Q.スキャン作業期間中に急遽原本確認が必要となった場合、その契約書を先に返送してもらう、もしくはPDFでデータを送信してもらうことは可能ですか？
A.申し訳ございませんが、お預かりしている期間中に特定の書類を探してお客様に返送する、もしくはPDFデータをお送りする、といった対応はできません。
Q.契約締結日順でファイルに入れて発送した場合、返送されてくる際にその順番は崩れないでしょうか？
A.スキャン作業のために一度取り出しをして、完了後に戻すという作業を行いますので、順番の前後は発生する可能性があります。