契約書スキャンサービスの依頼方法についてご説明します。
スキャンサービス依頼を行うには、「プレ台帳の操作(スキャンサービス依頼可)」権限が必要です。
権限は［システム設定］>［ユーザー管理］から、ユーザーごとに設定可能です。
権限を持つユーザーには［スキャンサービス依頼］ボタンが表示され、クリックするとスキャンサービス依頼画面が開きます。
目次
【依頼段階の作業】
【依頼後の作業】
【スキャン完了後の作業】
【依頼段階の作業】
1.依頼前の準備
スキャンサービスの依頼を行う前に、確認していただきたい事項をまとめております。項目ごとにご確認の上、チェックボタンを押してください。
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関連記事 厚みがある契約書のスキャン申込方法 |
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活用Tips スキャンサービスの流れの確認や、送付する契約書の事前準備につきましてはこちらをご確認ください。契約書スキャンサービスを依頼するための準備 |
2.依頼内容の入力
依頼の詳細な内容をご入力ください。
①発送方法を選択する
ダンボールまたはレターパックでの送付を推奨しますが、その他の方法でもお送りいただけます。
対応する発送方法に応じて、「ダンボールで送る」もしくは「レターパックで送る」をお選びください。
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注意点
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②スキャン単位を選択する
スキャン単位を、以下の２つからお選びください。
「契約書1部を、台帳1件として登録する」を選択した契約書で、複数の書類が入っていた場合、1番手前の書類のみが主要9項目のデータ化対象です。後ろにまとめられた書類の日付や金額はデータ化対象外となり、全文OCR以外での項目検索や期限管理は出来ません。
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注意点
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③概算件数を入力する
スキャン指示ごとの概算件数をご入力ください。
※1スキャン指示あたり、1,500件まで件数を指定できます。
1,500件を超える場合は、台帳登録ができないため、指示を分けて依頼してください。
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注意点 概算件数を大幅に超えてしまった場合は、取込期間を調整させて頂く可能性がございます。 |
④社内担当者を選択する
指定したユーザーおよびグループは、データ化された契約書の閲覧・編集が可能になります。
割り当てたいユーザーまたはグループを選択してください。
⑤スキャン指示を追加する
同じレターパックまたはダンボールに、スキャン指示が異なる契約書類を入れて発送する場合、スキャン指示を追加してください。追加後、スキャン指示ごとに詳細な内容を入力してください。
※1回の依頼で、最大30件のスキャン指示を追加できます。
3.発送予定日を指定
発送予定日を指定してください。
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注意点 発送予定日から10営業日以内に書類が届かない場合、依頼は自動キャンセルされるため、余裕をもった日付の設定を推奨いたします。 |
4.スキャンした書類の返送先を指定
①「原本保管オプション」をご利用中の場合
a原本保管を希望する
画面の操作は行わないでください。
b原本保管を希望しない
下記のチェックボタンを押して、返送先をご指定ください。
一度入力した住所は、次回以降の申込時に選択肢として表示されます。
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注意点 原本保管オプションをご利用の場合、書類に特定のために書類管理IDシールを貼付しております。あらかじめご了承ください。 |
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②「原本保管オプション」をご利用していない場合
返送先をご指定ください。
一度入力した住所は、次回以降の申込時に選択肢として表示されます。
5.通知メールの送信先を指定
スキャン依頼を行ったユーザー以外で通知を受け取りたいユーザーがいる場合は、送信先を追加してください。（最大10名）
「noreply@sansan.com」から通知メールが届きます。メールが届かない場合、迷惑メールフォルダに入っている可能性がありますので、ご確認ください。
【依頼後の作業】
1.依頼完了メールの確認
「noreply@sansan.com」から届いた依頼完了メールをご確認ください。
メール内の「スキャン依頼詳細」を開くことで、依頼内容をご確認いただけます。
なお、「依頼一覧」画面からも依頼内容をご確認いただけます。
2.発送
「スキャン依頼詳細」を確認し、発送準備をおこなってください。
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注意点 ※スキャン書類（スキャン指示）は、必ず依頼フォームで指定した梱包方法に従い、その依頼に指定された箱（依頼ID）に入れて発送してください。 異なる依頼の書類を誤って別の依頼IDで送付された場合は、依頼内容と一致しないため受領できず、着払いにて返送いたします。 |
①貼付用紙と同梱用紙を準備する
「貼付用紙」もしくは「同梱用紙」と記載されたボタンを押すとPDFがダウンロードできます。すべての用紙をダウンロード後、印刷してください。
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貼付用紙(A5)
送付するダンボールもしくはレターパックに貼付用紙をはりつけてください。
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同梱用紙(A4)
スキャン指示ごとに対応する同梱用紙を、封筒や袋・クリアファイルの中に同梱してください。
②書類の送付先を指定する
表示されている送付先情報を、発送伝票の送付先欄に記載してください。
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注意点 お預かりした書類が何らかの理由で取込作業が進められない場合や、用紙の貼り付け忘れ、同梱忘れ、袋の破れがあった場合、一旦ご返送させていただく可能性があります。この際、返送にかかる送料はすべて着払いとなりますので、あらかじめご了承ください。 |
③発送予定日の変更・依頼のキャンセル
発送予定日の変更、もしくは依頼をキャンセルが可能です。
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注意点
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【スキャン完了後の作業】
1.スキャン完了メールの確認
「noreply@sansan.com」から届いたスキャン完了メールをご確認ください。
メール内の「スキャンした契約書を確認する」を開くことで、プレ台帳をご確認いただけます。
なお、該当の申込の「スキャン依頼詳細」画面からもプレ台帳をご確認いただけます。
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活用Tips 【プレ台帳】アップロードされた書類をContract One上で確認し保存する Contract Oneにインポートした書類は、共有範囲を選択して保存する操作が必要です。操作方法はこちらをご確認ください。プレ台帳（台帳に保存前の契約書）の確認・保存手順 ※プレ台帳への反映に最大2営業日程度かかる場合があります。 |
2.申込済み契約書のステータスの確認
依頼した契約書の現在のステータスを確認できます。
ステータスの種類
| ステータス名 | ご対応 | 備考 |
| 発送が未対応の場合は、発送してください。 | 弊社で該当の書類を受領するまでステータスは変更されません。 | |
| スキャン完了までお待ちください。 | ||
| スキャン完了までお待ちください。 | ||
| スキャン完了までお待ちください。 |
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| Contract One上でアップロードされた書類を確認してください。 | プレ台帳への反映・スキャン完了メールの到着に最大2営業日程度かかる場合があります。 | |
| 書類が返送されるまでお待ちください。 |
3.契約書の返却状況の確認
ステータスが「完了」の依頼につきましては、「スキャン依頼詳細」画面において、書類を返送しているヤマト運輸の荷物お問い合わせシステムページへ移行できます。
※依頼時(【依頼段階の準備】4.スキャンした書類の返送先を指定)に、指定した返送先が対象となります。
※原本保管を希望した方は対象外です。