グループとは

Contract Oneでは、任意で作成したグループを各契約書に設定することで、該当の契約書を閲覧・編集できるユーザーを制限することが可能です。

ここでは、グループの作成および設定方法をご説明します。

グループとは

グループとは、各契約書の「社内担当者（編集可）」⁨⁩や「社内共有範囲（閲覧のみ）」に設定することで、該当の契約書を閲覧・編集できるユーザーを、そのグループに所属するユーザーのみに制限する機能です。

例えば、4名のユーザーが所属する「法務グループ」を作成し、次の項目に設定した場合、閲覧・編集は下記のように制限されます。

※1：契約書の閲覧・編集は、指定されたグループに所属するユーザーのほか、一部のロール（役割）や権限を持つユーザーも可能です。詳しくは、下記のヘルプページをご覧ください。

グループの作成

1. ［グループ管理］画面を開く

システム管理ユーザーにて、右上のメニューアイコンから［①システム設定］>［②グループ管理］をクリックしてください。

2. ［追加］ボタンをクリックして各項目を入力後、［OK］ボタンをクリック

左上の［追加］ボタンをクリックし、下記の項目を入力してください。

• グループ名（必須）：任意のグループ名を指定してください。（グループ名の重複は不可）
• グループの説明：任意でグループの説明を記載できます。
• 所属ユーザー：グループに所属するユーザーを選択してください。作成後、適宜追加・削除可能です。

ダイアログ右下の［OK］ボタンをクリックすると、一覧にグループが追加されます。

グループの設定

1. ［台帳管理］画面から、任意の契約書を開く

作成したグループを、契約書の各項目に設定します。

［台帳管理］画面から、グループを設定したい契約書の詳細画面を開いてください。設定は、対象となる契約書の編集権限を持つユーザーのみ可能です。

2. 「社内担当者」or「社内共有範囲」にグループを設定

下記を参考に、各社の運用に合わせて任意の項目に作成したグループを設定してください。

2-1. 「社内担当者」に設定する

社内担当者に設定すると、対象のグループに所属するユーザーは、該当契約書の閲覧・編集が可能になります。社内担当者についての詳細は、下記のヘルプページをご覧ください。

2-2. 「社内共有範囲」に設定する

社内共有範囲に設定すると、対象のグループに所属するユーザーは、該当契約書の閲覧が可能になります。社内共有範囲についての詳細は、下記のヘルプページをご覧ください。