概要
Contract Oneでは「全社公開」「非公開」の2種類の公開範囲が選択できるようになっていますが、共有範囲グループを作成することで、特定ユーザー間のみでの情報公開もできるようになります。
※この機能の利用にはシステム管理者権限が必要です
共有範囲グループの作成手順
１．システム設定メニューで [共有範囲グループ] を開き、「+ 追加」をクリックします
２．グループ名（必要に応じて説明も）を入力します
３．このグループに所属させたいユーザーを選択します。選択が終わったら「OK」をクリックすると作成は完了です
共有範囲グループの編集・削除手順
作成した共有範囲グループを編集（グループ名変更、所属ユーザーの追加・削除）したい場合や、削除したい場合は、共有範囲グループの一覧画面から操作できます。
作成した共有範囲グループを契約書に割り当てる方法
パターン①既に登録済みの契約書の場合
割り当てたい契約書の詳細画面を開き、公開範囲を手動で変更します。
※該当の契約書データの編集権限を持っていないユーザーは変更ができません
パターン②PDFインポートで取り込む契約書の場合
インポート画面上部の [共有範囲] からグループを選択できます。
パターン③スキャンサービスを利用し [要確認] で保存する契約書の場合
1件ずつ設定する場合は、プレビュー画面上部でグループを選択します。
複数件をまとめて設定する場合は、チェックボックスに✓を入れた後、[選択の契約書を一括保存] をクリックし、グループを選択します。
よくある質問
Q. 1つの契約書に複数のグループを設定することはできますか？
A. できます。グループを指定する際に、割り当てたいグループを複数✓を入れて保存していただければ設定可能です。
Q. 1人のユーザーを複数のグループに所属させることはできますか？
A. できます。1ユーザーが所属可能なグループの上限数はありません。
Q.共有範囲グループは一般ユーザーでも作成・編集できますか？
A.できません。共有範囲グループの作成・編集・削除はシステム管理者権限を持つユーザーのみが行うことができます。
Q. 作成できるグループの数に上限はありますか？
A. 上限はありません。ですが、人事異動・組織変更の際のメンテナンスが煩雑になりますので、できるだけ最小数で運用いただくことが推奨です。