契約書の詳細画面の使い方についてご説明します。
契約書詳細画面とは
契約書詳細画面は、Contract Oneに取り込んだ各契約書に関する詳細な情報を確認できる画面です。
該当の契約書を編集可能なユーザーは、こちらの画面から各項目の編集も可能です。
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画面内の各項目について
画面内には7つの項目があり、各項目の概要は以下のとおりです。
1. 契約書の情報
該当の契約書に関する基本的な情報が表示されています。
① データ化項目
以下の8項目は、契約書の取り込み時、オペレーターによりデータ化された情報が表示されます。
データ化対象の項目：契約先名、契約書タイトル、契約締結日、契約開始日、契約終了日、金額、契約自動更新有無、解約通知期限日
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② 登録元
Contract Oneへの取り込み種別（PDFインポート、電子契約サービス連携など）が表示されます。台帳管理画面の詳細検索では、登録元を指定した契約書の検索が可能です。
2. 関連する契約書
Contract Oneに登録されている契約書同士を、関連付けて登録することができます。ここでは、該当の契約書に関連付けられた契約書の一覧が表示されます。
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3. 添付ファイル
該当の契約書に関する書類を、添付ファイルとして追加・表示できます。
添付可能なファイル形式は実行ファイル（拡張子が.exe等）以外、件数およびサイズは、各契約書ごとに最大10件（1件あたり100MB以下）までです。
4. 契約先の担当者情報
当該契約の相手先の情報が表示されます。
5. 社内共有情報
上記以外の項目は、社内共有情報として表示されます。初期値は「社内担当者」と「稟議番号等」のみです。その他の必要な項目は「拡張項目」として設定、表示できます。
① 社内担当者
契約書に紐付く社内担当者が表示されます。該当のユーザーは本契約書情報の編集が可能です。
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② 拡張項目
任意の項目が設定できます。台帳管理画面の詳細検索では、該当項目を指定した契約書の検索が可能です。
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6. 社内共有範囲
該当の契約書の公開範囲です。「全社公開」「非公開」「任意のユーザーグループ」を指定できます。
非公開に設定すると、閲覧権限を持たないユーザーの一覧画面では表示（検索）できません。
7. 更新履歴
該当の契約書に対する追加、変更履歴を記録します。履歴に残るアクションは以下のとおりです。
- 契約書をインポートした時
- データ化が完了した時
- 各種項目を変更した時
また、変更時はその理由などをメモとして残すことも可能です。
※該当PDFのプレビュー画面から拡大縮小、ダウンロード / 印刷が可能です。
※表示内容を印刷する場合は、ブラウザの印刷機能をご利用ください。
※電帳法に対応したスキャン設定でスキャンを実施しています。
書類の大きさはPDFビューワーのプロパティより確認頂けます。
解像度はPDF内部に記録されていますので、JPEG変換後にプロパティより確認頂けます。
※登録時のデータは、GCPのログ機能で書込み時の情報を管理及び証明することが可能です。