カテゴリ
FAX
受信した注文書について
受信したFAXをOrder Oneで確認する方法
お使いの複合機にアダプタを取り付けていただくことにより、Order One上でPDF形式でFAXを受信することができるようになります。
アダプタの必要台数について
アダプタは、回線数分(厳密に言うと、複合機に接続されているアナログ線の本数分)必要です。5回線の受信をOrder Oneに接続する場合、5つのアダプタをレンタルいただく必要があります。 ※1回線が2つのアナログ線に分岐している場合、5回線でも6つ以上のアダプタをご契約いただく必要がございます。
Order OneのFAX機能について
Order Oneでは、FAX受信の他に、取引先へのFAX返信やFAX転送をおこなうことが可能です。
注文書以外のFAXをOrder Oneに受信した場合の処理について
注文書以外の書類も含め、全てのFAXをOrder Oneで受信します。受注処理を伴わない、注文書以外の書類についてはダウンロードや削除を行うことが可能です。
Order Oneの利用に伴う相手先への影響について
Order OneはFAXの送受信をクラウドから行えるようにするソリューションであり、取引先への影響はございません。
※取引先が発注の方法や発注書レイアウトを変更する必要はございません。
自社のFAX番号について
一般的なクラウドFAXソリューションとは異なり、受信するFAX番号は従来と同じものをご利用いただけます。
FAX送信については、当社提携先が保有するFAX番号の中からランダムに選択されたFAX番号から送信が行われます。
連続して同じ取引先からFAXを受信した場合の挙動
別ファイルとして受信します。
例えば2つの同じ注文書がFAXで届いた場合は、はじめに来た注文書を削除して2つ目のものを処理してください。
2つの注文書がFAXで届き、2つが別の注文書であった場合、内容を確認した上で2つとも処理してください。
取引先の送信元FAX番号が表示できない (空白表示)
ナンバーディスプレイの契約がない可能性があります。
Order One導入時の担当部門 (情報システム部門等) に、ナンバーディスプレイの契約の有無をお問い合わせください。本契約がない場合は、こちらの order-one-support@sansan.com までご連絡ください。
FAX返信機能について
本機能でできること
Order Oneには、FAX返信機能が搭載しているため、受信したFAXを確認し、Order One上で返信を行うことが可能です。返信の際には、テキスト記入や図形挿入も可能です。
返信したFAXは受け取った注文書に紐付いて履歴形式で管理されるため、手動で紐付ける必要はありません。
受信したFAXの送信元企業名等の表示について (取引先管理)
Order Oneでは、取引先を予めマスターとして登録いただくことが可能です。
取引先マスターに登録があれば、FAX受信の際、画面上に取引先名が表示され、その取引先にそのままFAX返信することができなす。
自社FAX番号の登録数の上限
現時点では上限はございません。
また、複数の自社FAX番号をOrder Oneに接続した場合、全てのFAX番号に届いた全ての受信物が [受注処理] 画面に表示されます。
FAX番号毎の受信確認について
複数の自社FAX番号がOrder Oneに接続されている場合、フィルタ機能を使って、確認したいFAX番号のみの受信一覧を表示することが可能です。
表示は全てのFAX番号への受信一覧⇔個別のFAX番号への受信一覧と変更いただくことが可能です。
不具合によって正常に受信できなかった際の挙動
以下のケースに限り、受信物は接続している複合機から紙で出力されます。
・アダプタから弊社サーバまでで何らかの理由で通信ができなかった場合(ネットワークエラーなど)
・アダプタの電源が落ちていた場合(コンセントが抜けた場合など)
PDFで受信すると同時に紙も出力することは可能か
アダプタを接続している場合、FAX受信物は紙では出力されず、PDFでのみ受信されます。
PDFで受信したものを紙で出力する必要がある場合、Order Oneにて該当の受信物を手動で印刷していただく必要がございます。
受信したものに対してPC上からFAX返信を行うことは可能か
FAX受信に対し、Order One上から返信を行っていただくことが可能です。
取引先に返信したFAXに対してさらに返信が届いた場合の挙動
受け取った注文書に対し、送ったFAXや、送ったFAXに対する返信がスレッド形式で紐づく仕様となっております。
従来のFAXでは、送ったどのFAXに対する返信なのか判別不能でしたが、Order Oneでは、QRコードを用いて、送ったどのFAXに対する返信なのかを認識して紐付ける仕組みを導入しています。
FAXで返信できる回数の上限
現時点では、FAXの返信(ReFAX)の回数の上限は設けておりません。
1回の返信で送信できる枚数
FAX1送信あたり送信できるFAXのページ数は1枚です。
送信元FAX番号
Order OneのFAX返信機能を利用する場合、送信元のFAX番号はユーザー企業様の番号ではなく、当社提携先が送信ごとにランダムに割り当てる番号となります。
スマホ取り込み
注文書がアップロードされる場所
スマホ取り込み機能にて撮影・アップロードされた注文書は「未割当」の一覧に追加されます。
アップロード時に処理担当者を指定することはできるか
スマホ取り込み機能でのアップロード時に処理担当者を指定することは現時点では不可能です。
撮影した注文書は電帳法に対応しているか
スマホ取り込み機能では、撮影した画像が電帳法要件(縦2,338画素 横1,654画素 総画素3,867,052画素)を満たすよう設計しています。
※撮影した画像が要件を満たしていない場合はエラーとなります。
複数枚にわたる注文書も取り込み可能か
最大で1注文書あたり10枚まで取り込んでいただくことが可能です。画像10枚までであれば、添付書類なども取り込むことが可能です。
複数の注文書をアップロードしたい場合はどうすればよいか
複数の注文書をアップロードする場合は、1注文書ずつ取り込んでください。スマホ取り込み機能では1アップロードにつき1注文書のアップロードが可能です。
スマホでOrder Oneにログインする際のURL・メールアドレス・パスワードについて
URL: https://app.contract-one.com/order-camera/
メールアドレス・パスワード: PC版Order Oneと同じもの
スマホからログインできない場合
メールアドレス・パスワードが合っているかご確認ください。
メールアドレスとパスワードはPC, スマホ ともに同じものです。
パスワードを忘れた場合
スマホ取り込みのログインページよりパスワードの再設定が可能です。
スマホ取り込み機能を使うことに気をつけること
平らな場所に注文書を置いた上で、影などが入らないよう撮影ください。
データ化
データ化対象となる注文書
Order Oneにて処理が完了したもの(ステータスが処理完了となったもの)がスマート台帳にてデータ化されます。また、データ化の対象は最初に届いた注文書(初版)です。初版がインポートされ、そこからコミュニケーションが発生して注文内容に変更があった場合についても、その変更内容は考慮せず初版をデータ化いたします。そのため、変更がかかった注文書をスマート台帳に登録したい場合、当該ファイルをダウンロードいただき、新規の注文書としてOrder Oneにインポートしてください。
返信したFAXのデータ化
Order Oneから返信したFAXのデータ化は行っておりません。
注文書のデータ化対象項目
注文書の処理完了後にスマート台帳で自動でデータ化される項目は書類名、取引先名、合計金額、注文日付の4点です。
注文書のデータ化にかかる時間
目安として、3営業日以内に当社オペレーターによりデータ化いたします。
受注処理画面
受注処理 > 共通
注文書のフィルタ
Order Oneでは登録経路(FAX, PDFインポート, スマホ取り込み)や、注文書を登録したユーザーの所属グループで表示する注文書を絞り込んでいただくことが可能です。
1ページあたりの注文書表示件数
一覧画面においては、1ページあたり100件の注文書を表示可能です。101件目以降の注文書については2ページ目以降にてご覧いただくことが可能です。
未割当のタスクを特定のユーザーに割り当てる
「タスクの割当」からユーザーを選択し、「割当」ボタンをクリックすることにより、選択したユーザーに対してタスクを割り当てることが可能です。
また、「処理する」をクリックすると、その注文書はクリックしたユーザーのタスクに追加されます。
タスクを並び替える
未割当一覧においては「受領日時」で並び替えが可能です。
タスク一覧においては「処理期限」「担当者」「更新日時」で並び替えが可能です。
注文書のゴミ箱への移動(削除処理)
それぞれの注文書レコードの右側にあるゴミ箱ボタンを押すことにより、その注文書をゴミ箱に移動することが可能です。
なお、ゴミ箱に移動した注文書は完全に削除されることはなく、ゴミ箱を確認することにより見返すことが可能です。
送信元取引先名等の表示
システム設定>取引先管理 にてFAX番号やTSIコードに紐づく取引先名が登録されている場合、一覧画面にて取引先名や支社名が表示されます。登録がない場合、会社名や支社名は表示されず、FAX番号やTSIコードのみが表示されます。
※FAX番号やTSIコードについては、送信元側の設定により秘匿化されている場合には取得ができず、表示も不可能です。
グループ
システム設定にて共有範囲グループを登録していただくことにより、グループごとに注文書を絞り込んだり、保有しているタスクをグループごとに表示することが可能です。
PDFインポート機能
郵送やPDF形式で届いた注文書はPDFインポート機能を使ってOrder Oneにアップロードいただくことが可能です。
PDFインポート時のタスク割当先について
PDFインポートでアップロードする際、割当先をマイタスク、未割当から選択いただけます。
マイタスクを選択したときはPDFインポートをおこなったユーザーのマイタスクに、未割当を選択したときは未割当に注文書タスクが追加されます。
PDFインポート時の制約について
ファイル形式はPDF形式のみに対応しており、PDFファイル1ファイルのサイズは30MBが上限です。インポートいただくファイル数に上限は設けておりません。
注文書のステータス管理
FAXで受信したもの、PDFインポート時に割当先を未割当と指定したもの、スマホ取り込み機能で取り込んだものは「未割当」に追加されます。
そこからタスクに振り分けたものはマイタスクの未処理ステータスに追加されます。
処理が完了したものは処理完了ステータスへ、処理を一時保存するものは一時保存ステータスへ、入力のダブルチェックなどをおこなう場合は完了待ちステータスをご利用ください。
タスクの割り当て先を変更する
マイタスクにある注文書は割り当て先を他のユーザーに変更、もしくは未割当に戻すことが可能です。
受注処理 > 未割当
新着注文書の確認方法
新しいFAX受信やPDFインポートされた注文書は未割当一覧画面に追加されます。これらの注文書を確認したい場合、自動更新機能はないため、ブラウザをリロードいただくことにより確認が可能です。
※Windows: F5キー, Mac: Command + R
受注処理 > 注文書詳細
タグについて
注文書の処理時、タグを付けていただくことが可能です。
タグが付いた注文書は注文書一覧画面にて、付いているタグを確認いただくことが可能です。
添付ファイルについて
注文書に関連する書類等のファイルを添付いただくことが可能です。
PDF形式、1ファイル30MBまで対応しております。
メモについて
注文書詳細ページにメモを書いていただくことが可能です。
メモは一覧画面にて表示されるため、納期などを書いておいていただければ、一覧画面で確認することが可能です。
社内共有情報について
社内担当者や拡張項目を設定いただくことが可能です。
社内共有範囲設定機能について
注文書の共有範囲を設定いただくことが可能です。
これにより、全社に公開したくない注文書などを非公開にすることが可能です。
拡張項目機能について
Order One利用企業様側で任意の項目を設定いただくことが可能です。
納期や注文区分、注文番号などを入力いただくことで、後から検索することが可能です。
注文書の更新履歴について
注文書詳細画面で、注文書の作業履歴をご確認いただくことが可能です。
FAXの返信日時や処理完了日時、返信したFAXそのもののプレビューや、処理ステータスの遷移などを時系列で確認いただくことが可能です。
ゴミ箱
ゴミ箱の確認方法
一覧画面からゴミ箱を確認することにより、過去に削除した全ての注文書を見返すことが可能です。
ゴミ箱に追加されたタスクはゴミ箱に残り続け、完全削除されることはありません。
設定
取引先管理について
システム設定より、取引先マスタを追加・編集いただくことが可能です。
取引先管理機能により、届いたFAXがどの取引先から届いたものなのか、受信一覧画面からご確認いただけるようになり、FAXの返信を行う際も取引先マスタに登録されている情報を利用することが可能です。
取引先管理機能で登録できる項目について
取引先マスタには、取引先名、取引先担当者名、支店名、FAX番号(不明な場合はTSIコード)を登録いただくことが可能です。取引先名、支店名は受信一覧にて表示されるため、受信したFAXの確認が容易になり、FAXの返信時も取引先マスタから自動で各情報を取得するため、入力の省力化が可能です。
また、FAXの誤送信の防止にも活用できます。