目次
Order Oneでは、取引先管理を設定することにより、
- 一覧画面での取引先名表示
- FAX送信時の、送信先FAX番号自動挿入
- FAX送信時の、送信先選択
- FAX受信時の、担当者へのタスク自動割当
などの機能を利用することが可能です。
このページでは、取引先管理の設定方法について説明します。
取引先管理を設定する場所
システム設定 > 取引先管理 にて設定することができます。
(URL: https://app.contract-one.com/system/smart-order-counterparties )
取引先管理の設定方法
- CSVで一括インポートする方法
- Order One上で1件ずつ追加する方法
の2つの方法があります。
【①CSVで一括編集する方法】
「ダウンロード」ボタンからインポート用のテンプレート(CSVファイル)をダウンロードします。
ダウンロード後、ExcelなどでCSVファイルを編集します。
CSVファイルの各項目の説明は、以下の表の通りです。
| 項目名 | 項目説明 | 必須有無 | 入力ルール |
|---|---|---|---|
| clientCompanyControlID | 管理ID | 必須 | 「取引先名」を新規追加する場合は空白にする |
| clientCompanyName | 取引先名 | 必須 | 取引先名を変更する場合は管理IDを編集しない |
| branchName | 支店名等 | 任意 | |
| clientPersonName | 取引先担当者名 | 任意 | |
| FAX_sendingOnly | 送信先FAX番号 | いずれか 1項目は入力必須 |
半角数字を入力、ハイフン(-) 入力可 |
| FAX_receivingOnly | 送信元FAX番号 | 半角数字を入力、ハイフン(-) 入力可 | |
| TSI | TSIコード | 半角数字のみ | |
| taskInCharge | タスク処理担当者 | 任意 |
対象ユーザーのログインメールアドレスを入力
※ 新規ユーザーを追加する場合は、[ユーザー管理] 画面で行ってください。
|
【②Order One上で1件ずつ追加する方法】
「追加」ボタンをクリックします。
各項目を入力し、「OK」ボタンをクリックすることにより、取引先管理への登録が完了します。
取引先管理の各項目の説明
- 取引先名: 取引先の会社名です。一覧画面での取引先名表示や、FAX送信時の送信先選択などに利用されます。
- 支店名: 取引先の支店名です。任意項目ですが、同じ取引先で複数の支店との取引がある場合、設定をおこないましょう。
- 送信先FAX番号: 取引先へのFAX送信時に利用する、取引先側のFAX番号です。FAX送信時の、送信先FAX番号の自動挿入に利用されます。
- 送信元FAX番号: 取引先がFAXを送信してくるときの、取引先側のFAX番号です。一覧画面での取引先情報の表示や、タスク自動割当機能に利用されます。
- TSIコード: 取引先側の複合機やFAX機のTSIコードです。取引先がFAX番号を非公開としている場合には、TSIコードをキーとして、一覧画面での取引先情報の表示や、タスク自動割当機能を利用することが可能です。
- 担当者: 取引先側の担当者名です。FAX送信時の宛名の自動挿入に利用します。
- タスク処理担当者: 当該取引先から届いた注文書を処理する、自社側の担当者です。設定いただくことで、当該取引先からFAXが届いた場合に、その担当者に自動的にタスクが割り当てられます。