契約更新期限通知とは、ユーザー自身が閲覧可能な契約書について、3ヶ月以内に解約通知期限日または契約終了日を迎える契約書情報を、毎月1日に指定の通知先にメールでお知らせする機能です。
該当契約書が無い場合にもその旨をお知らせします。
初期設定では、Contract Oneに登録している「すべてのユーザーに通知」します。
配信を停止したい場合や、配信対象ユーザーを指定したい場合はこちらをご覧ください。
目次
機能概要
| 通知のタイミング |
毎月1日 ※ 対象者となるユーザーのメールアドレス宛に通知します。 |
| 通知の対象者 |
システム管理ユーザーが設定した、以下いずれかのユーザーに通知します。 ※ アカウントがロックされているユーザーには通知されません。
① すべてのユーザー Contract Oneに追加されている全ユーザー ② 特定のユーザーのみ（以下より対象を選択） ・システム管理者 |
| 通知対象となる契約書 |
以下2点を満たす契約書が配信メールに記載されます。 ・ユーザー自身が参照可能な契約書 ・解約通知期限日または契約終了日が3ヶ月以内の契約書 |
| メール本文内の補足 |
あなたが担当している契約書 ユーザー自身が社内担当者（参照および編集可能）である契約書を指します。 他のユーザーが担当している契約書 ユーザー自身が参照のみ可能である契約書を指します。 ※ 各契約書のタイトルをクリックすると、該当契約書データに遷移します。 |
メール文面の例
該当契約書がある場合
該当契約書がない場合
メール通知先の設定方法
本通知の送信有無や通知の対象者は、[システム設定] > [契約更新期限通知] から制御可能です。
この設定にはシステム管理者権限が必要です。
1. [システム設定] > [契約更新期限通知] を開く
システム管理ユーザーにいて、右上のメニューから [①システム設定] > [②契約更新期限通知] を開いてください。
2. 任意の設定に変更する
以下を参考に、任意の設定に変更してください。
※ 2023年3月現在は、「通知の送信有無」および「通知先（通知の対象者）」の制御が可能です。
2-1. 送信有無の設定
メール通知設定の「通知する」のチェックボックスにて、本通知の送信有無が設定できます。
チェックを外すと通知は送信されません。
2-2. 通知先の設定
「通知する」にチェックをした際に表示される「通知先」欄にて、本通知の対象者が設定できます。
通知先は、以下より選択可能です。
- すべてのユーザー
- 特定のユーザーのみ
- システム管理者（「システム管理ユーザー」の権限を持つすべてのユーザー）
- 社内担当者（該当契約書の「社内担当者」に設定されているユーザー）
3. 設定を「保存」する
最後に、左下の「保存」ボタンをクリックすると設定完了です。