2021年度に電子帳簿保存法の改正が行われ、2022年1月1日より施行されています。
ここでは、主な改正事項および、電子帳簿保存法対応を行うユーザー様からいただく「よくある質問」についてご紹介します。2024年（令和6年）1月1日以後の取引より適用される本改正を見据え、自社の運用や書類の種類等に応じた文書管理方法をご確認ください。
1. 電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは、税法上保存等が必要な「帳簿」や「領収書･請求書･決算書など（国税関係書類）」を、紙ではなく電子データで保存することに関する制度です。
「電子帳簿等保存制度」「スキャナ保存制度」「電子取引データ保存制度」の3つの制度に区分されます。
（参考：令和5年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要）
電子帳簿等保存（希望者のみ）
- 最初の記録段階から一貫してパソコンなどで作成した帳簿や書類を、一定の要件の下で、紙の代わりに電子データのまま保存できる制度です。
- 対象となる書類は、税法上、保存が義務付けられている国税関係帳簿や国税関係書類です。（会計ソフトで作成した仕訳帳や、パソコンで作成した請求書の控えなど）
- 対応は任意であり、企業に任されます。
スキャナ保存（希望者のみ）
- 紙で作成、保存されている国税関係書類を、一定の要件の下で、紙のままでなくスキャンデータで保存できる制度です。
- スキャナ保存をできるのは取引関係書類のみです。決算関係書類は対象外のため、紙で作成した決算関係書類は引き続き紙で保存する必要があります。
- 書類の重要度により、保存要件が異なります。（参考：適用要件）
- 対応は任意であり、企業に任されます。
電子取引データ保存（法人・個人事業者は要対応）
- 取引において、書面ではなく電子データで取引情報をやり取りした場合、当該電子データを保存しなければならないとし、その保存方法などについて定めた制度です。
- 法人・個人事業者は対応が必要です。
2. 主な改正事項
2022年（令和4年）12月16日に発表された「令和5年度税制改正大綱」で示される主な改正事項のうち、契約書管理業務に関連するポイントをご案内します。
2-1. スキャナ保存について
スキャナ保存に関する主な改正事項は下記のとおりです。いずれも、2024年（令和6年）1月1日以後にスキャナ保存が行われる国税関係書類について適用されます。
① 解像度・階調・大きさに関する情報の保存要件を廃止
国税関係書類をスキャナで読み取った際の解像度・階調・大きさに関する情報の保存を必要とする要件が廃止されました。なお、スキャナで読み取る際に遵守すべき解像度（200dpi以上）や階調（原則としてカラー画像）などの要件自体に変更はありません。
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活用Tips 【新機能】PDFインポート時のスキャナ保存要件チェック Contract Oneでは、お客様にてPDFインポート画面から締結済みの契約書をスキャン・インポートする際、選択したPDFファイルのスキャナ保存要件（解像度：200dpi以上 / 階調：256階調以上のフルカラー）をチェックする機能をリリースしました。 要件に満たない場合、該当の契約書に対してアラートが表示されるので、必要に応じて再度契約書をスキャンしてインポートし直すことが可能です。 |
② 入力者等情報の確認要件を廃止
スキャナ保存時に記録事項の入力を行う者またはその者を直接監視する者に関する情報を確認できるようにしておくことを求める要件が廃止されました。（電子取引データ保存についても同様）
③ 帳簿との相互関連性の確保が必要な書類を重要書類に限定
スキャナで読み取った際に、帳簿と相互にその関連性を確認できるようにしておく必要がある国税関係書類が、「重要書類」に限定されました。「一般書類」をスキャナ保存する場合は、相互関連性の確保は不要です。
※ 重要書類とは、契約書・領収書・送り状・納品書等のように、資金や物の流れに直結・連動する書類を言います。詳しくは、国税庁：電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】問9 等をご覧ください。
2-2. 電子取引データ保存について
電子取引データ保存に関する主な改正事項は下記のとおりです。いずれも、2024年（令和6年）1月1日以後にやり取りする電子取引データについて適用されます。
① 検索機能のすべてを不要とする措置の対象者を見直し
下記いずれかを満たす事業者については、データのダウンロードに応じることを条件に、検索要件（取引先、金額、取引年月日）の全てが不要になりました。
- 基準期間（2事業年度前の売上高）の売上高5,000万円以下
- 電子取引データをプリントアウトした書面を、取引年月日その他日付及び取引先ごとに整理された状態で提示・提出することができること
② 猶予措置の整備
下記の要件をいずれも満たす場合、電子取引の保存要件を満たしていなくても電子保存が可能になりました。
- 保存要件を満たす状態で保存できなかったことについて、相当の理由があるものとして所轄税務署長が認める場合
- 税務署等からのダウンロードの求め及び書面出力の提示・提出の求めに応じることができる場合
3. よくある質問
電子帳簿保存法について、ユーザー様からいただくよくある質問をまとめています。詳しくは、国税庁：電子帳簿保存法Q&A（一問一答）などをご覧ください。
スキャナ保存について
Q. スキャンした書類の原本は破棄しても大丈夫ですか？
A. スキャナを使用して書面を読み取り、その電磁的記録の内容が書面の記載事項と同等であると確認できた場合は、原則としてその書面を破棄しても構いません。しかし、スキャナによる保存が適切でなかった状態で原本を廃棄してしまうと、法的な対応等で問題が発生する可能性があります。もし原本を既に廃棄してしまった場合は、弊社のカスタマーサクセス担当にご連絡ください。
Q. 解像度や階調の要件は、すべての書類で満たす必要がありますか？
A. 紙で作成、保存されている国税関係書類を、紙のままでなくスキャンデータで保存する場合に満たす必要があります。Contract Oneでは、お客様にてPDFインポート画面から締結済みの契約書をスキャンしてアップロードする際、スキャナ保存要件に満たないPDFファイルに対してアラートが表示される機能をリリースしました。
Q. どんな場合に書類の届出や規程・書類の作成が必要ですか？（重要書類・一般書類）
A. 重要書類・一般書類の記録事項の入力をその業務の処理に係る通常の期間を経過した後で行う場合には「スキャナによる電子化保存規程」の作成が必要です。また、一般書類をスキャナ保存する場合には「当該電磁的記録の作成及び保存に関する事務の手続を明らかにした書類」が必要です。規程・書類のサンプルは、国税庁：スキャナによる電子化保存規程（Word/20KB）ならびに国税庁：国税関係書類に係る電子計算機処理に関する事務の手続を明らかにした書類（Word/16KB）をご確認ください。
Q. どんな場合に書類の届出や規程の作成が必要ですか？（過去分重要書類）
A. 過去分重要書類の場合には「適用届出書」の提出が必要です。また、「当該電磁的記録の作成及び保存に関する事務の手続を明らかにした書類」が必要です。適用届出書・書類のサンプルは、国税庁：A1-48、C1-73、H4-4国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の適用届出（過去分重要書類）ならびに国税庁：国税関係書類に係る電子計算機処理に関する事務の手続を明らかにした書類（Word/16KB）をご確認ください。
電子取引データ保存について
Q. 電子データはいつまで保存しておく必要がありますか？
A. 保存期間については、法人と個人事業主で異なります。
- 法人の場合：原則7年（最長10年）
- 個人事業主の場合：5年または7年
詳しくは、国税庁：帳簿書類等の保存期間（法人）および記帳や帳簿等保存・青色申告（個人）をご覧いただくか、最寄りの税務署にご相談ください。
Q. 電子メールで契約書の送付・受領を行なっています。これらの取引情報はどのように保存すれば良いですか？
A. 電子メールに添付された契約書データ（PDF等）が取引情報に該当します。これを「真実性の確保」および「可視性の確保」ができる形で保存する必要があります。 詳しくは、国税庁：電子帳簿保存法の一問一答【電子取引関係】問15をご確認ください。
Q. 取引先からメールと合わせて書面（郵送）で契約書を受領しました。この場合、どちらを保存する必要がありますか？
A. 取引慣行や社内ルール等により、書面を原本（電子データを副本）として扱っている場合には、その原本である書面を保存しておけばよく、電子データを保存する必要はありません。なお、電子データを原本（書面を副本）として扱うこととする場合には、電子データを電子帳簿保存法の規定に基づいて保存が必要です。電子データと書面の内容が同一でない場合の取扱いについては、国税庁：電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問13をご覧ください。
Q. どんな場合に規程の作成が必要ですか？
A. 電子取引データ保存の場合に「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則（平成十年大蔵省令第四十三号）」の第四条１項の一号から三号に記載の措置を行えない場合、四号に記載の通り「当該電磁的記録の記録事項について正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程」の備付けが必要です。サンプルは、国税庁：電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（法人の例）をご確認ください。