目次
- スキャン対象とスキャン対象外の書類
- スキャン単位とは
-
スキャン単位と書類の組み合わせごとのスキャンルール
- バラ書類のみをクリップでまとめている場合
- 複数種類の書類をクリップでまとめている場合
- 複数のクリップ留め（バラ書類のみ）の書類を、さらにクリップでまとめている場合
- 複数のクリップ留めの書類（複数種類の書類がまとまっているものと、バラ書類のみがまとまっているもの）を、さらにクリップでまとめている場合
- 複数の書類入りクリアファイルが、さらにクリアファイルに入っている場合
- クリアファイル、ホチキス綴じ、クリップ留め（バラ書類のみ）が書類用OPP袋に入っている場合
- クリアファイル、ホチキス綴じ、クリップ留め（ホチキス書類がまとめられている）が書類用OPP袋に入っている場合
- クリアファイル、製本、ホチキス綴じを輪ゴムでまとめている場合
- A3バラ書類にA4バラ書類を挟んでいる場合
- A3バラ書類にA4バラ書類を挟んでいる書類がクリアファイルに入っている場合
- イレギュラーケースに対するルール
1. スキャン対象とスキャン対象外の書類
スキャンサービスでスキャン対象の書類と、スキャン対象外の書類の種類をご紹介します。
対象となる書類
- 手書き・印字を問わず、文字が記載されている書類
- 書面に張り付けているインデックスシール
- A2サイズ以下の書類（A2は分割して取り込み）
対象外となる書類
- 完全な白紙、ロゴや装飾のみの紙
- 封筒・ファイル（情報が記載されている/インデックスシールが貼られている場合も対象外）
- インデックスシート・背表紙（情報が記載されている/インデックスシールが貼られている場合も対象外）
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袋とじになっている書類
※袋とじ内に文字の記載がない場合はスキャン対象です。
あくまで袋とじ内側に文字が記載されている場合のみスキャン対象外となります。
※ホチキスや糊付けを外して、中の書類を取り出せる状態にしてください。
※袋とじされている書類が含まれている場合、その書類を含むスキャン単位（台帳1件分）はスキャン対象外となります。 -
小口側がホチキスなどで綴じられており、内側に文字が記載されている書類(袋とじ状態)
※ホチキスや糊付けを外して内側の文字もスキャンできる状態にしてください。
※ホチキスがあることで内側の文字が十分に見えない場合、センター側でホチキスを外すなどの対応は行なっていないためスキャン対象外となります。 -
リングファイルなど（書類自体に穴を開けて綴じる形式のファイル）で管理している契約書
※書類はリングから外し別のファイル等へ移してください。
※リングファイルにファイルポケットを通し、ファイルポケット内に書類が入っている場合はスキャン対象です。 - A1サイズ以上の書類（分割対応もできかねます）
2. スキャン単位とは
スキャン単位とは、Contract One上で「台帳1件」として登録する契約書のまとまりを指します。
2つのスキャン単位があり、それぞれの単位ごとに「対象となる書類」と「対象外となる書類」があります。
【1枚・製本・留め具単位】
書類が物理的にまとまっている最小単位（製本、留め具など）を、台帳1件としてスキャンする単位です。
1枚・製本・留め具単位の代表例
バラ、製本、ホチキス綴じ、クリップ留め、パンチ穴に紐を通して綴じた書類
注意点
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【ファイルポケット単位】
書類がクリアファイル、ファイルポケット、OPP袋などの入れ物に入っている場合、その入れ物単位を台帳1件としてスキャンする単位です。
ファイルポケット単位の代表例
クリアファイル、ファイルポケット、書類用OPP袋（専用のもの）
注意点
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3. スキャン単位と書類の組み合わせごとのスキャンルール
実際の梱包形態とスキャン単位の選択によって、何件としてスキャンされるかの事例をご紹介します。
①バラ書類のみをクリップでまとめている場合
スキャン単位1：1枚・製本・留め具単位を選んだ場合
- 件数：1件
- 件数内訳：クリップ×1
- スキャン基準： バラ書類のみがクリップでまとまっている場合は、クリップを最小単位としてスキャンします。
スキャン単位2：ファイルポケット単位を選んだ場合
- 件数：1件
-
件数内訳：クリップ×1
※入れ物でないため、結果的に「1枚・製本・留め具単位」と同じ件数になります。 - スキャン基準：いずれの入れ物にも該当しない場合、「1枚・製本・留め具単位」のルールでスキャンします。クリップは入れ物に該当しません。
②複数種類の書類をクリップでまとめている場合
スキャン単位1：1枚・製本・留め具単位を選んだ場合
- 件数：3件
- 件数内訳：バラ×1、ホチキス×1、製本×1
- スキャン基準： バラ書類以外がクリップでまとめられている場合は、クリップを外して1枚・製本・留め具の最小単位でスキャンします。
スキャン単位2：ファイルポケット単位を選んだ場合
- 件数：3件
-
件数内訳：バラ×1、ホチキス×1、製本×1
※入れ物でないため、結果的に「1枚・製本・留め具単位」と同じ件数になります。 - スキャン基準：いずれの入れ物にも該当しない場合、「1枚・製本・留め具単位」のルールでスキャンします。クリップは入れ物に該当しません。
③複数のクリップ留めの書類（バラ書類のみ）を、さらにクリップでまとめている場合
スキャン単位1：1枚・製本・留め具単位を選んだ場合
- 件数：3件
- 件数内訳：クリップ×3
- スキャン基準： バラ書類をクリップで留めてある複数のまとまりを、さらに外側のクリップで留めている場合、外側のクリップは外し、物理的に固定された最小単位（内側のクリップ、製本、ホチキス、1枚など）でスキャンします。
スキャン単位2：ファイルポケット単位を選んだ場合
- 件数：3件
-
件数内訳：クリップ×3
※入れ物でないため、結果的に「製本・留め具ごとに、台帳1件としてスキャン」と同じ件数になります。 - スキャン基準：いずれの入れ物にも該当しない場合、中身を取り出し「製本・留め具ごとに、台帳1件としてスキャン」のルールでスキャンします。クリップは入れ物に該当しません。
④複数のクリップ留めの書類（複数種類の書類がまとまっているものと、バラ書類のみがまとまっているもの）を、さらにクリップでまとめている場合
スキャン単位1：1枚・製本・留め具単位を選んだ場合
- 件数：6件
- 件数内訳：製本×3、バラ×2、クリップ（バラ書類のみ）×1
- スキャン基準： 外側のクリップは外し、物理的に固定された最小単位（製本、ホチキス、1枚など）でスキャンします。ただし、バラ書類のみがクリップでまとめられている場合は、クリップが最小単位となります。
スキャン単位2：ファイルポケット単位を選んだ場合
- 件数：6件
-
件数内訳：製本×3、バラ×2、クリップ（バラ書類のみ）×1
※入れ物でないため、結果的に「製本・留め具ごとに、台帳1件としてスキャン」と同じ件数になります。 - スキャン基準：いずれの入れ物にも該当しない場合、中身を取り出し「製本・留め具ごとに、台帳1件としてスキャン」のルールでスキャンします。クリップは入れ物に該当しません。
⑤複数の書類入りクリアファイルが、さらにクリアファイルに入っている場合
スキャン単位1：1枚・製本・留め具単位を選んだ場合
- 件数：4件
- 件数内訳：製本×3、バラ×1
- スキャン基準：クリアファイル（入れ物）はスキャン対象外のため、中身を取り出してスキャンします。
スキャン単位2：ファイルポケット単位を選んだ場合
- 件数：2件
- 件数内訳：内側の2つのクリアファイル×2
- スキャン基準：外側の入れ物（クリアファイル・OPP袋など）からは取り出し、最も内側の入れ物単位でスキャンします。
⑥クリアファイル、ホチキス綴じ、クリップ留め（バラ書類のみ）が書類用OPP袋に入っている場合
スキャン単位1：1枚・製本・留め具単位を選んだ場合
- 件数：4件
- 件数内訳：製本×1、バラ×1、ホチキス×1、クリップ×1
- スキャン基準：物理的に固定された最小単位（製本、ホチキス、1枚など）でスキャンします。書類が入れ物に入っている場合は、外側の入れ物（クリアファイル・OPP袋など）からは取り出し、中身を取り出してスキャンします。
スキャン単位2：ファイルポケット単位を選んだ場合
- 件数：3件
- 件数内訳：内側のクリアファイル×1、ホチキス×1、クリップ×1
- スキャン基準：外側の入れ物（クリアファイル・OPP袋など）からは取り出し、最も内側の入れ物を最小単位としてカウントする。入れ物以外は「製本・留め具ごとに、台帳1件としてスキャン」の対象となる形ごとにスキャンします。
⑦クリアファイル、ホチキス綴じ、クリップ留め（ホチキス書類がまとめられている）が書類用OPP袋に入っている場合
スキャン単位1：1枚・製本・留め具単位を選んだ場合
- 件数：6件
- 件数内訳：製本×1、バラ×1、ホチキス×4
- スキャン基準：物理的に固定された最小単位（製本、ホチキス、1枚など）でスキャンします。書類が入れ物に入っている場合は、外側の入れ物（クリアファイル・OPP袋など）からは取り出し、中身を取り出してスキャンします。
スキャン単位2：ファイルポケット単位を選んだ場合
- 件数：5件
- 件数内訳：内側のクリアファイル×1、ホチキス×4
- スキャン基準：外側の入れ物（クリアファイル・OPP袋など）からは取り出し、最も内側の入れ物を最小単位としてカウントする。入れ物以外は「製本・留め具ごとに、台帳1件としてスキャン」の対象となる形ごとにスキャンします。
⑧クリアファイル、製本、ホチキス綴じを輪ゴムでまとめている場合
スキャン単位1：1枚・製本・留め具単位を選んだ場合
- 件数：5件
- 件数内訳：クリアファイル内の製本×1、バラ×1、製本×1、輪ゴム内の製本×1、バラ×1
- スキャン基準：物理的に固定された最小単位（製本、ホチキス、1枚など）でスキャンします。ファイルや輪ゴムは対象外のため外してスキャンします。
スキャン単位2：ファイルポケット単位を選んだ場合
- 件数：4件
- 件数内訳：クリアファイル×1、製本×1、輪ゴム内の製本×1、バラ×1
- スキャン基準：外側の入れ物（クリアファイル・OPP袋など）からは取り出し、輪ゴムは対象外のため、いずれも外してスキャンします。
⑨クリアファイルなどにまとめず、A3バラ書類にA4バラ書類を挟んでいる場合
スキャン単位1：1枚・製本・留め具単位を選んだ場合
- 件数：4件
- 件数内訳：A3バラ×3、A4バラ×1
- スキャン基準：物理的に固定された最小単位（製本、ホチキス、1枚など）でスキャンします。
スキャン単位2：ファイルポケット単位を選んだ場合
- 件数：4件
- 件数内訳：A3バラ×3、A4バラ×1
- スキャン基準：いずれの入れ物にも該当しない場合、「製本・留め具ごとに、台帳1件としてスキャン」のルールでスキャンします。
⑩A3バラ書類にA4バラ書類を挟んでいる書類がクリアファイルに入っている場合
スキャン単位1：1枚・製本・留め具単位を選んだ場合
- 件数：4件
- 件数内訳：A3バラ×3、A4バラ×1
- スキャン基準：物理的に固定された最小単位（製本、ホチキス、1枚など）でスキャンします。
スキャン単位2：ファイルポケット単位を選んだ場合
- 件数：1件
- 件数内訳：クリアファイル×1
- スキャン基準：最も内側の入れ物を最小単位としてカウントします。
4. イレギュラーケースに対するルール
クリアポケットに仕切りや厚紙を入れている場合
「ファイルポケット単位」を選択している場合の、ファイルや書類用袋に仕切り紙や厚紙を入れて書類を分けている場合、仕切り紙を抜き、1件としてスキャンします。
ただし、1ページに口が2つあるクリアポケットの場合は、ポケットごとに1件としてスキャンします。
付箋が貼られている場合
原則受領時と同じ状態でスキャンを行うため、付箋は剥がしません。
ただし、付箋が契約書の文字と被っている場合は、契約書の空いているところに貼り直してスキャンします。
※契約書に空いているところががない場合は、「付箋が貼られたページ」と「付箋のないページ」の2ページを1セットとし、1件としてスキャンします。
※スキャンする際は、1ページ目に付箋付きのページを、2ページ目に付箋なしのページを配置し、その後は通常の順序でスキャンします。
封筒の中に書類が入っている場合
封筒から取り出してスキャンします。
※封筒の口が開いていない場合は取り出すことはしません。
製本書類の中にバラ書類が挟まっている場合
ページをめくった順にスキャンします。
バラ書類が両面印刷でも、表裏の判断はせず、そのままの順でスキャンします。
ページ順がバラバラの時
原則受領時と同じ順番でスキャンを行います。
関連記事ファイルポケット単位を選択した場合のスキャン順は以下ヘルプページにてご案内しています。 |
サイズ・向き などが特殊な場合
- 縦向きと横向きが混在する書類は、文字の向きが一律になるようそれぞれの向きでスキャンします。
- A3 サイズ原稿に A4 サイズ以下の独立情報が左右・上下に分かれる場合は、A4 × 2 ページ でスキャンします。
- A3 サイズ以上の原稿は、A4 × 数ページまたは A3 × 数ページで内容が判読できる形でスキャンします。
見開きページの場合
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見開きページ1枚で完結する書類の場合は、見開き2ページを1画像としてスキャンします。
※見開き2ページでA4サイズ以内の書類の場合は見開き2ページを1画像としてスキャンします。 - 左右で情報が独立している場合は、左右それぞれ 1 ページ としてスキャンします。
破損・汚染が著しい書類
-
契約書原本に汚れや破損がある場合でも、スキャン品質に影響がないと判断される範囲内であれば、そのまま作業を進めさせていただきます。
例：2㎠未満の欠け・破れ、紙のよれ、筆跡・サビ跡、製本テープの破れ、ホチキス外れやその部分の破れ など、スキャン品質に影響がない範囲のもの -
製本されている契約書や、ホチキス留めされている書類については、原本を傷めないよう最大限配慮したうえで開いてスキャンいたします。
そのため、ページの端などにある文字が一部欠けてしまう可能性があります。文字切れを起こさないようにスキャンを行いたい場合は、ホチキス留めを外すなどの対応をご検討ください。
お困りの際は
サポートセンターまでご連絡ください。