契約書スキャンサービスの依頼方法についてご説明します。
スキャンサービス依頼を行うには、「プレ台帳の操作(スキャンサービス依頼可)」権限が必要です。
権限は［システム設定］>［ユーザー管理］から、ユーザーごとに設定可能です。
権限を持つユーザーには［スキャンサービス依頼］ボタンが表示され、クリックするとスキャンサービス依頼画面が開きます。
目次
【依頼段階の作業】
【依頼後の作業】
【スキャン完了後の作業】
【依頼段階の作業】
1.依頼前の準備
スキャンサービスの依頼を行う前に、確認していただきたい事項をまとめております。項目ごとにご確認の上、チェックボタンを押してください。
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注意点 「スキャン依頼の流れを確認する」「スキャン指示ごとに契約書を整理する」「注意事項を確認する」の3項目すべてにチェックを入れ、その他必須項目に入力することで、依頼画面下部の「依頼ボタン」が押下可能となります。 |
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関連記事 スキャンサービスの流れの確認や、送付する契約書の事前準備につきましてはこちらをご確認ください。契約書スキャンサービスを依頼するための準備 厚みのある契約書や古紙などで構成された契約書のスキャン依頼につきましてはこちらをご確認ください。 |
2.依頼内容の入力
依頼の詳細な内容をご入力ください。
①発送方法を選択する
下記梱包方法をご確認のうえ、発送方法をご選択ください。
※正しく梱包されていない場合、受付ができず、着払いで返送となる可能性があります。ご注意ください。
【梱包方法】
発送時の梱包は、1つの依頼IDにつき1箱でまとめて梱包してください。
※指示IDが複数ある場合でも、同一の依頼IDに紐づくものであれば1箱にまとめて梱包してください。
【梱包材ルール】
梱包材には、書類の破損や露出を防ぐため「輸送に耐えうる十分な強度」がある梱包材をご使用ください。
※段ボールまたはレターパックでの送付を推奨しますが、その他の方法でもお送りいただけます。
対応する発送方法に応じて、「段ボールで送る」もしくは「レターパックで送る」をお選びください。
〈段ボールを選択した場合〉
120サイズ、高さは30cm、重さは20kgが上限です。
※上限を超える場合は、必ず複数件(箱)に分けてご依頼ください。
※文書箱など、書類を入れるのに適した丈夫な箱をご使用ください。
梱包テープの貼り方は、I字型を推奨しております。
※H字型はカット箇所が多く、開梱時に箱を破損させたり、中の書類を傷つけたりするリスクが高いためです。
※なお、I字型でもH字貼りと同等の梱包強度を確保できます。
〈レターパックを選択した場合〉
どちらのレターパックでも受付可能です。
※対面配送可能なレターパックプラス(赤色)を推奨しております。
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注意点
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②スキャン単位を選択する
スキャン単位を、以下の２つからお選びください。
選択肢2「ファイルポケット単位」を選択した契約書で、複数の書類が入っていた場合、1番手前の書類のみが主要9項目のデータ化対象です。後ろにまとめられた書類の日付や金額はデータ化対象外となり、全文OCR以外での項目検索や期限管理は出来ません。
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注意点
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③概算件数を入力する
スキャン指示ごとの概算件数をご入力ください。
※スキャン指示1件あたり、最大1,500件までご入力・梱包いただけます。
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注意点 ・概算件数を大幅に超えてしまった場合は、取込期間を調整させて頂く可能性があります。 |
④社内担当者を選択する
指定したユーザーおよびグループは、公開範囲に関わらず契約書の閲覧・編集が可能になります。
割り当てたいユーザーまたはグループを選択してください。
⑤スキャン指示を追加する
同じレターパックまたは段ボールに、スキャン指示が異なる契約書類を入れて発送する場合、スキャン指示を追加してください。追加後、スキャン指示ごとに詳細な内容を入力してください。
※1回の依頼で、最大30件のスキャン指示を追加できます。
3.発送予定日を指定
発送予定日を指定してください。
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注意点 発送予定日から10営業日以内に書類が届かない場合、依頼は自動キャンセルされるため、余裕をもった日付の設定を推奨いたします。 |
4.スキャンした書類の返送先を指定
①「原本保管オプション」をご利用中の場合
a原本保管を希望する
画面の操作は行わないでください。
b原本保管を希望しない
下記のチェックボタンを押して、返送先をご指定ください。
一度入力した住所は、次回以降の申込時に選択肢として表示されます。
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関連記事 |
②「原本保管オプション」をご利用していない場合
返送先をご指定ください。
一度入力した住所は、次回以降の申込時に選択肢として表示されます。
5.通知メールの送信先を指定
スキャン依頼を行ったユーザー以外で通知を受け取りたいユーザーがいる場合は、送信先を追加してください。（最大10名）
「noreply@sansan.com」から通知メールが届きます。メールが届かない場合、迷惑メールフォルダに入っている可能性がありますので、ご確認ください。
【依頼後の作業】
1.依頼完了メールの確認
「noreply@sansan.com」から届いた依頼完了メールをご確認ください。
メール内の「スキャン依頼詳細」を開くことで、依頼内容をご確認いただけます。
なお、「依頼一覧」画面からも依頼内容をご確認いただけます。
2.発送
「スキャン依頼詳細」を確認し、発送準備をおこなってください。
ご案内動画
発送作業時の流れについては、ご案内動画の6:53でもご案内しています。
以下記載の発送方法と併せてご確認ください。
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注意点 ※必ず元払いでご発送ください。 ※スキャン書類(各スキャン指示ID)は、必ず依頼フォームで指定した梱包方法に従い、依頼時に指定された箱(スキャン依頼ID)に入れて発送してください。 着払いで送付された場合 / 依頼内容と異なる梱包方法や内容にて送付された場合は、依頼内容と一致しないため受領できず、着払いにて返送いたします。 |
①貼付用紙と同梱用紙を準備する
「貼付用紙」もしくは「同梱用紙」と記載されたボタンを押すとPDFがダウンロードできます。すべての用紙をダウンロード後、印刷してください。
貼付用紙(A5推奨)
送付する段ボールもしくはレターパックに貼付用紙をはりつけてください。
※用紙が剥がれないよう、斜線部全てをテープで覆ってください。
同梱用紙(A4推奨)
スキャン指示ごとに対応する同梱用紙を、封筒や袋・クリアファイルの中に同梱してください。
②書類の送付先を指定する
表示されている送付先情報を、発送伝票の送付先欄に記載してください。
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注意点 お預かりした書類が何らかの理由で取込作業が進められない場合や、用紙の貼り付け忘れ、同梱忘れ、袋の破れがあった場合、一旦ご返送させていただく可能性があります。この際、返送にかかる送料はすべて着払いとなりますので、あらかじめご了承ください。 |
③発送予定日の変更・依頼のキャンセル
発送予定日の変更、もしくは依頼をキャンセルが可能です。
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注意点
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【スキャン完了後の作業】
1.スキャン完了メールの確認
「noreply@sansan.com」から届いたスキャン完了メールをご確認ください。
メール内の「スキャンした契約書を確認する」を開くことで、プレ台帳をご確認いただけます。
なお、該当の申込の「スキャン依頼詳細」画面からもプレ台帳をご確認いただけます。
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活用Tips 【プレ台帳】アップロードされた書類をContract One上で確認し保存する Contract Oneにインポートした書類は、共有範囲を選択して保存する操作が必要です。操作方法はこちらをご確認ください。プレ台帳（台帳に保存前の契約書）の確認・保存手順 ※プレ台帳への反映に最大2営業日程度かかる場合があります。 |
2.申込済み契約書のステータスの確認
依頼した契約書の現在のステータスを確認できます。
ステータスの種類
| ステータス名 | ご対応 | 備考 |
| 発送が未対応の場合は、発送してください。 | 弊社で該当の書類を受領するまでステータスは変更されません。 | |
| スキャン完了までお待ちください。 | ||
| スキャン完了までお待ちください。 | ||
| スキャン完了までお待ちください。 | ||
| Contract One上でアップロードされた書類を確認してください。 | プレ台帳への反映・スキャン完了メールの到着に最大2営業日程度かかる場合があります。 | |
| 書類が返送されるまでお待ちください。 |
3.契約書の返却状況の確認
ステータスが「完了」の依頼につきましては、「スキャン依頼詳細」画面において、書類を返送しているヤマト運輸の荷物お問い合わせシステムページへ移行できます。
※依頼時(【依頼段階の準備】4.スキャンした書類の返送先を指定)に、指定した返送先が対象となります。
※原本保管を希望した方は対象外です。
【よくある質問】
Q.発送した書類はいつ返送されますか？
A.お預かりする総量やセンターの空き状況等によって変動しますので、お約束はできかねます。到着後、ご返送までに1ヶ月間以上かかることもありますのでご了承ください。
Q.スキャン作業期間中に急遽原本確認が必要となった場合、その契約書を先に返送してもらう、もしくはPDFでデータを送信してもらうことは可能ですか？
A.申し訳ございませんが、お預かりしている期間中に特定の書類を探してお客様に返送する、もしくはPDFデータをお送りする、といった対応はできません。
Q.契約締結日順でファイルに入れて発送した場合、返送されてくる際にその順番は崩れないでしょうか？
A.スキャン作業のために一度取り出しをして、完了後に戻すという作業を行いますので、順番の前後は発生する可能性があります。