契約書スキャンサービスとは、自社保管している契約書類のスキャンを代行し、データ化するサービスです。
目次
1.スキャンサービスの概要を知る
主な流れ
ご依頼後、契約書類をご発送いただき、当社でスキャン作業を実施いたします。スキャン完了後、データがアップロードされ、Contract Oneの台帳でご確認いただけます。なお、契約書の原本は、原本保管機能の利用有無に応じて、返送・保管いたします。
※現在、新規に提供しているすべてのプランでご利用いただけます。
過去には月次締結分の契約書においてスキャンサービスの利用ができないプランも提供しておりましたが、現在は新規でのご提供を終了しております。
ご利用中のプランで本機能をご利用いただけるか不明な場合は、担当営業 / カスタマーサクセスへご連絡ください。
担当者が不明な場合はサポートセンターまでお問い合わせください。
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書類の取り扱い
スキャンサービスを通してお預かりする書類には、スキャン作業およびデータ管理を正確に行うためにスキャン時に「書類管理IDシール」を貼付します。
また、原本を当社原本保管倉庫に保管しない書類（スキャン後にお客様へ返却する書類）も本運用の対象となります。
2.スキャンサービス依頼の事前準備をする
ご案内動画
スキャンサービスをご利用いただく際の、事前準備から発送までの流れを動画でご案内しています。
初めてスキャンサービスをご利用される際には是非ご確認ください。
準備１：スキャン依頼を行う書類を集める
スキャン対象外の書類は、事前に除外し、取り込み不要な書類や付箋やシールなど、スキャンの必要がないものは事前に外してください。
※依頼する契約書の背幅が2cm以上ある場合は、こちらの方法で依頼を行なってください。
【スキャン対象外書類】
- 完全な白紙、ロゴや装飾のみの紙
- 封筒・ファイル（情報が記載されている/インデックスシールが貼られている場合も対象外）
- インデックスシート・背表紙（情報が記載されている/インデックスシールが貼られている場合も対象外）
- 袋とじになっている書類
- ※ホチキスや糊付けを外して、中の書類を取り出せる状態にしてください。
- ※袋とじされている書類が含まれている場合、その書類を含むスキャン単位（台帳1件分）はスキャン対象外となります。
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小口側がホチキスなどで綴じられており、内側に文字が記載されている書類(袋とじ状態)
※ホチキスや糊付けを外して内側の文字もスキャンできる状態にしてください。
※ホチキスがあることで内側の文字が十分に見えない場合、センター側でホチキスを外すなどの対応は行なっていないためスキャン対象外となります。 - リングファイルで管理している契約書
- ※書類はリングから外し別のファイル等へ移してください。
- ※リングファイルにファイルポケットを通し、ファイルポケット内に書類が入っている場合はスキャン対象です。
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注意点 ※契約書原本の汚れや破損の発生・検知があった場合、スキャン品質に影響が無い範囲であれば作業を継続いたします。 ※製本やホチキス留めの契約書の場合、破損しないように最大限開いてスキャンいたします。場合によっては文字切れが発生する可能性もあります。必要に応じて発送前にご確認をお願いいたします。 |
準備２:書類を整理する
スキャン依頼を行う書類を、以下の流れに沿って「スキャン指示」ごとに整理してください。
「スキャン指示」とは、1件のスキャン依頼の中で、社内担当者やスキャン単位が異なる書類を区分するための指示です。
1. 社内担当者・スキャン単位ごとに書類を仕分ける
各書類の社内担当者ごとに仕分け、スキャン単位が書類ごとに異なる場合、スキャン単位ごとに書類を仕分けてください。
スキャン単位についてはこちらをご確認ください。
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注意点 仕分けをする際、発送方法を段ボールにする場合はサイズ上限に注意してください。 以下サイズを超えそうな場合は、別箱で依頼できるように仕分けをおこなってください。
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2. スキャン指示ごとの件数を数える
仕分けた書類が、それぞれ台帳何件分かを確認してください。
上記が完了したらこちらのヘルプページを参考に、スキャンサービスの依頼を行なってください。