メール連携でファイルを取り込めない場合

電子契約のメール連携でプレ台帳へのファイル取り込みが行われないケースと、その原因・対処方法を説明します。

取り込み対象外のメール・ファイル

以下に該当するメールまたはファイルは、プレ台帳に連携されません。

• 転送元のメールアドレスとして未登録のアドレスから転送されたメール
  登録済みの転送元メールアドレスから送られたメールのみが連携対象です。未登録のアドレスから転送されたメールは、受信してもプレ台帳に連携されません。
• PDF形式以外のファイル（Word、Excelなど）
  添付ファイルのうち、PDF形式のみが取り込み対象です。PDF以外のファイルはプレ台帳に連携されません。
• パスワードが設定されているPDF
  パスワードロックを解除した上で、再度転送してください。
• ファイルサイズが30MBを超えるPDF
  30MB以下のファイルに分割してから転送してください。
• 破損しているPDF
  ファイルが正常に開けるかどうかを確認してから転送してください。
• 表示できない形式のメール（エラーメールなど）

重複チェックの条件

メールがプレ台帳に連携される前に、重複チェックが行われます。

以下の条件に当てはまる場合、重複と判定され、プレ台帳に取り込まれません。

• メール件名、メール本文、転送元アドレス、すべての添付ファイルが一致する場合、同一のメールとして扱われます。
• 重複と判定されたメールはプレ台帳に連携されません。
• このチェックの対象は過去3日以内に受信したメールのみです。
  • （例）4日以上前に受信した同一メールがある場合は、この重複チェックの対象外となり、連携されます。

台帳保存時の重複チェック

プレ台帳から台帳に保存しようとした際にも、重複チェックが行われます。以下の場合は保存が行われません。

• 他のルートで既に取り込まれたファイルと重複する場合
  電子契約サービス連携やPDFインポートなど、他の方法で既に台帳に保存されているファイルと同一のファイルは保存できません。ファイル名が異なっていても、内容が同一のPDFは重複と判定されます。
• 一括保存するファイル同士で重複がある場合
  複数件を一括で保存しようとした際に、選択したファイル同士が重複している場合も保存できません。

重複と判定されたファイルはプレ台帳に残ります。不要な場合はプレ台帳上から手動で削除対応をお願いします。