電子契約サービスから届いた締結完了メールを専用の転送先アドレスに転送するだけで、添付されたPDFをContract Oneのプレ台帳に取り込むことができます。本記事では、転送先メールアドレスの確認方法と、契約書の転送手順を説明します。
本機能はStandard以上のプランで利用できます。
目次
1. 転送先メールアドレスを確認する
システム管理者は、［①システム設定］内の［連携設定］>［②電子契約のメール連携］から確認してください。システム管理者以外のユーザーは、メニューから［②電子契約のメール連携］を開き、Contract Oneが発行した［③転送先メールアドレス］を確認できます。
あわせて、ご利用予定のメールアドレスが転送元一覧に登録されているかを確認します。登録されていない場合は、システム管理者に追加を依頼してください。
転送元一覧に登録いただくのは、転送を実行した送信者のアドレスです。元のメールの受信先アドレス（グループアドレス等）は表示されません。
2. 契約書を転送する
契約書ファイルの添付付きメールを発行された転送先メールアドレスに転送します。
※転送したメールの件名と本文は、プレ台帳の画面上で確認できます。
PDF以外の形式（Word、Excelなど）は取り込み対象外です。
ご利用の電子契約サービスによっては、締結完了メールへのPDF添付がデフォルトでOFFに設定されている場合があります。メールにPDFが添付されていない場合、プレ台帳への取り込みは行われません。事前に各サービスの設定をご確認ください。
- クラウドサイン：2024年2月19日以降に新規登録されたアカウントは、締結完了メールへのファイル添付がデフォルトでOFFになっています。クラウドサイン側の設定から添付をONに変更してください。
- DocuSign：アカウント設定から完了メールへのPDF添付を有効にできます（DocuSignサポート）。
2-1. 手動転送（推奨）
操作手順
- 登録済みの転送元メールアドレスでメールサービスにログインしてください。
- Contract Oneに取り込みたい契約書が添付されたメールを開いてください。
- ［転送］ボタンをクリックしてください。
- 宛先に、発行された転送先メールアドレス（①）を入力してください。
- （任意）件名や本文に管理用のメモを記載してください。
- ［②送信］をクリックしてください。
- 送信が完了すると、数分以内にプレ台帳へ契約書が反映されます。
転送元として登録されていないアドレスから転送した場合、プレ台帳には連携されません。
2-2. 自動転送
メールサービスの自動転送機能を利用して、特定のメールをContract Oneに自動で転送することができます。設定はご利用中のメールサービスで行ってください。
"特定の電子契約サービスのメールだけを自動転送したい"
ご利用中のメールサービスのフィルタ・ルール機能を使うと、送信元ドメインや件名でメールを絞り込み、該当するメールのみ自動転送できます。各メールサービスの設定ガイドは以下を参照してください。