「契約交渉を社内文化とし、 コーポレート部門と営業が二人三脚でビジネスを推進する会社へ」ユーザー事例Vol.2

 

 

 

導入企業情報

社名　　　　：PIVOT株式会社
創業　　　　：2021年6月1日
代表取締役　：佐々木 紀彦
資本金　　　：7.3億円
業種　　　　：映像・音声・文字情報制作業
本社所在地　：150-0001 東京都渋谷区神宮前6-17-11 JPR原宿ビル2階

PROFILE：國森 理恵様

コーポレート部門で契約業務、総務、労務、情報システムなどを担当。
社内で利用するシステムの選定や導入の多くに関わり、営業DXサービス「Sansan」の導入など、幅広い業務を推進。社員が事業に打ち込める環境を構築することに日々向き合われています。

 

営業やプロデューサーが事業に打ち込める環境を作るべく
契約業務の効率化が必要

社員が事業に打ち込める環境を構築するために日々発生する契約業務のプロセスを整理し効率化を図る必要があると考えていました。

 

契約書には難解な表現も多く、実際の契約締結の場面では、営業が契約情報を正確に理解することが難しい場合も多くあります。そんな中でも自社が叶えたいことを実現するために、どんな契約を結べばいいか、契約内容のレビューを行いながらコーポレート部門としてサポートし、自社の意図を反映した契約を締結出来るようにしたいと考えていました。

 

業界特有の課題に向き合いたい

コンテンツ制作の業界においては、どうしても制作を進めること自体の優先度が高いため、先に制作

が走り出し、契約業務は後回しになってしまうケースもあります。「業界の風土だから仕方がない」

と片付けてしまうことは会社としても大きなリスクがあると前々から感じていました。

 

広告やコンテンツの掲載・二次利用の期限などが細かく設定されるケースも多く、その場合はどのような契約を結べばいいかなどの相談がコーポレート部門へ集まります。

 

相談の対応時に管理台帳や紙原本ベースで照会するといった、誰かに頼る仕組みは属人的であり、正確性や網羅性もまばらになりやすいと感じます。そのため、誰でも使いやすいデータベース上で管理、運用したいと考えContract Oneを導入しました。

日々発生する契約書について

毎月約30件の契約書が発生しています。
ビジネス映像メディア「PIVOT」で配信するコンテンツの、制作会社やフリーランスとの契約や、広告代理店との契約、また、NDAや投資関連の契約書など経営に関する契約書も発生しています。

 

契約によっては広告やコンテンツの掲載・二次利用の期限を確認することもあり、週に10回くらいは営業から契約内容の相談があります。また、新規の契約締結時は、できるだけ営業やプロデューサーの意図を汲み取ることができるよう、日々業務に取り組んでいます。

新規案件が始まり、契約締結が発生する場合には、類似契約を調べたり、取引先やそのグループ企業における過去の契約書を参照し、契約の抜け漏れや二重契約の有無を確認したりしています。

 

また、契約書の雛形はシンプルに作成しておき、契約時に取引先と広告やコンテンツの掲載・二次利
用の期限に関する契約内容を調整します。最近では、映像制作におけるフリーランスとの契約もますます増えており、反社条項や損害賠償条項など、契約書としてきちんと内容を確認いただいて契約するようにしています。

導入後の契約業務の変化

 

導入前：紙と電子それぞれを管理・照会。紙の原本確認は出社が必要

■紙契約
営業が締結後、紙原本はコーポレートにてスキャンし、キャビネットに保管
スキャン後のPDFファイルはコーポレートが確認できる共有サーバーへ保管

■電子契約
クラウドサイン締結はクラウドサイン上で保管

導入後：すべての契約書をデータベース上で管理・照会。
　　　　リモートワーク・担当者不在でも対応可能に

■紙契約
スキャン後のPDFをContract Oneへインポート

■電子契約
クラウドサインとContract Oneを連携することで電子締結分は自動でデータベース上へ蓄積

 

契約業務の効率化で浮いた工数で
顧問弁護士との契約レビューなど注力分野へ着手

問い合わせ対応に、これまで1案件5分程かかっていましたが、現状はほぼ瞬時に終わります。

 

浮いた工数は契約に関する相談やヒアリングを受け、自社にとってリスクのない契約が締結できるよう、内容を検討する時間に費やしたり、営業やプロデューサーとより近い関係で自社の事業に有利な契約を締結するための時間に充てられるようになりました。

 

また、顧問弁護士とのやり取りの時間も確保しやすくなり、現在の契約内容は自社に有利な条件になっているか？など契約内容のブラッシュアップをしたり、新たな判例を共有いただくなどの時間に充てることが出来ています。

契約情報を守り文脈に活用

業界特有の契約締結前に案件が走り出す課題に対しても、Contract One上で契約状況が把握できることで、「案件が走っているのに締結していなかった」など、案件の発生状況と照らし合わせて確認できるようになりました。

営業に、「この案件、きちんと契約書結べてる？」と注意喚起をしたり、グループ会社の締結状況を把握する場合もスピーディに対応出来ています。

今後のContract Oneへの展望

弊社はSansanも活用しているため、Contract OneとSansanを連携することで営業も契約情報を活用しやすくなると考えています。現在は既存顧客をメインに契約を結んでいますが、今後は未取引の企業に対しても契約有無を確認することでアプローチを行い、事業の新たな可能性を作っていきたいと考えています。