導入企業情報
社名 ：アットアロマ株式会社
創業 ：1998年 12月14日
代表取締役社長：片岡 郷
資本金 ：9,300万円
業種 ：アロマディフューザー、オイルの販売も含めたアロマ空間デザイン業
本社所在地 ：〒154-0024 東京都世田谷区三軒茶屋2-11-23 サンタワーズB棟4階
PROFILE：牛山 知絵様
2021年、アットアロマに新卒入社後、経営企画室に所属。
データ集計、契約業務、人事などを担当し、直近は法務ツールの拡充に注力。
他、人事などの業務支援ツールの選定から導入・運用管理を担う。
契約情報の確認工数の削減や、顧客対応をスピーディーに完結させるためContract Oneを導入
当社はアロマ製品の開発から、アロマオイルなどを使った商業施設やオフィスなどのアロマ空間デザイン事業を展開する香りの専門企業です。
各国から厳選したアロマオイルを調達し、お客様のニーズに合わせて調香するオリジナルアロマの作成や空間デザインを行うため、契約プランはお客様ごとに異なります。
しかし、プランが記載された契約書は紙の割合が多く、契約内容を確認する場合はキャビネットから紙の原本を取り出す必要があり、お客様ごとのプランを確認する作業には手間も時間もかかっていました。
そんな中、2022年頃から物流費を含めた原材料費の高騰により調達価格が上昇したことで、全社的に販売価格の見直しが必要となりました。
ただ、従来の紙の契約書をベースとした確認方法では、営業部門がスピーディーに対応できない状況だったため、検索性を向上させるために契約情報をデータ化し、データベースを構築するContract Oneの導入を決断しました。
約2,500件の紙の契約書をスキャンサービスで手間なくデータ化
紙の原本の確認が不要に
Contract One導入後は、まず過去の契約書を取り込む作業が必要です。
紙の契約書の割合が多い当社は、契約書をSansanへ発送し、スキャンを代行してもらえるスキャンサービスを利用しました。
保管するすべての契約書のスキャン作業を社内で行う場合、キャビネットから契約書を取り出し、複合機でスキャン、PDFデータを格納するなど、1件当たり15分程度を要しますが、スキャンサービスを利用することで一連の作業が不要になり、約2,500件の契約書は作業工数を最小限に抑えて、データ化することができました。
さらに、重要項目が自動でデータ化されたことで、契約情報がいつでも検索・確認できるようになり、契約照会時の原本破損・紛失リスクも軽減され、ガバナンスの強化にもつながりました。
顧客対応の準備を月に40時間削減
当社は紙の契約書が多く、お客様ごとのプランを確認する際には1件当たり30分から1時間を要することもありました。
紙の契約書からプラン内容などの契約条件を読み解くことは手間であり、工数をかけるほど通常業務を圧迫します。Contract One導入後は、契約書の検索から該当箇所の確認まで、数秒〜1分程で完結するようになりました。
また、契約先名などの基本項目だけでなく、条文キーワード検索やAI要約機能を活用することで、契約書の専門的な表現に不慣れな社員でも内容が把握しやすくなり、結果的に全社で月40時間の削減に成功しました。
現場の社員からは、これまで契約内容の確認に費やしていた時間をそのままお客様の対応に置き換えられる点や、検索性が大幅に向上した点から、「探しやすい！」「使いやすい！」などポジティブな意見が寄せられています。
今後のContract One活用の展望
契約書は締結して終わりではなく、アクセスしやすい管理状態を作ることで、社員が効率的に業務を進めることができると改めて感じました。
今後はContract Oneの契約データベースと、Sansanの名刺情報や顧客情報を組み合わせ、新商品のリリースなどのタイミングで、スピーディーにお客様に提案できる仕組みづくりなどに活用したいと考えています。
編集後記
弊社のユーザーカンファレンスで先輩ユーザー様の講演を聞かれたり、Sansanの活用促進セミナーに
参加されたりと、常に前のめりに情報収集されながら、組織での活用を推進されてきた牛山様。
経営企画としていかに全社的な成果を上げられるか日々向き合われている姿に感銘を受けました。
契約データの活用により、営業成果の最大化をリードされること、今後も楽しみにしております。
Contract One Unit カスタマーサクセスグループ 青木