導入企業情報
社名 ：セイノーロジックス株式会社
創業 ：1986年11月1日
取締役社長 ：中山 宏志
資本金 ：1.0億円
業種 ：国際複合一貫輸送事業並びにその代理業、海上運送取扱事業
本社所在地 ：〒220-6011 神奈川県横浜市西区みなとみらい2丁目3番地1 クイーンズタワーA11階
PROFILE：有馬 隆広様（右）
2006年、セイノーロジックスに新卒入社後、営業課で法人営業や地方港利用促進を担当。
2011年から名古屋支店の支店長代理を経て、2013年から約7年間、ニューヨークで新サービスや代理店関係の構築とサービスクオリティーの向上に貢献。
帰国後は、社内基幹システムの機能開発や業務フローの見直しなどを推進し、社内環境の改善やお客様の体験価値向上につながるDXに取り組む。
現在は、社内横断でイノベーションの推進に注力している。
PROFILE：菅野 若菜様（左）
2010年、セイノーロジックスに中途入社後、欧州向け案件のカスタマーサービスを担当。
2013年よりCIデザイナーとして社内外に向けたセイノーロジックスのコーポレートカラーの確立に取り組む傍ら、IT課に所属し社内のデジタルインフラの環境整備を担当。
有馬様のイノベーション推進部とともにDX推進に携わり、2021年の組織変更にてIT課が有馬様直轄のイノベーション推進部下についたことで、システム導入等においてさらにDX化を加速させている。
業界的に紙の契約書が大多数を占める中、ペーパーレス化と電子契約推進を目標にContract Oneを導入
社内業務フローの見直しや社内環境改善の一環でペーパーレス化を推進しつつ電子契約なども積極的に利用していきたいと考えていました。
Contract Oneより先にSansanを導入しており、社内で保有している名刺を全て回収しスキャンを行い、取り込んだ名刺情報を基に営業日報をSansan上で記録するなど、Sansan活用のベースが整ったタイミングでContract Oneを導入しています。
運送業界は業界柄、締結する契約書が多く、更に取引先によっては締結チャネルが異なるため、紙の契約書と電子の契約書が混在します。
そこで、データベース上で一元的に管理・活用をしたいと考え導入にいたりました。
過去分含め1,300件以上をContract Oneで一元管理。税務調査時の対応工数が大幅に短縮
ペーパーレス化や契約書の一元管理を目的に導入したContract Oneですが、税務調査時に思わぬ効用がありました。
税務調査が生じた際、関連書類の提出が求められ、紙の契約書ベースの管理・提出は対応工数もかかります。Contract Oneの導入後は企業名や契約書タイトルを掛け合わせて検索することで瞬時に対象の契約書を探し出せるようになりました。
その結果、税務署からは「1つのシステムにすべて格納している企業は少ない」「確認や質疑に対しても、検索して迅速に対応してもらえた」など、お褒めのお言葉をいただくことが出来ました。
それだけではなく、「当初、税務署から調査日数は2週間程度必要と告知されていましたが、2分の1の5営業日で実施することが出来た！」と社内からの嬉しい声もあり、データベース上で一元管理することで、税務調査も滞りなく進めることが出来ました。
データベース化することで自社の契約状況が明らかになり「情報の棚卸」「契約条件の見直し」を行う土台が整う
属人的な管理や紙と電子が混在した管理では、「各社とどんな契約を交わしているか」「契約内容に過不足が無いか」など契約情報の棚卸を行うのは困難と感じていましたが、過去契約書含め全てContract Oneに取込んだことで様々な情報が可視化されました。
弊社の場合、国内外の協力会社などと交わす業務委託関連が全体の3割、お客様との売買契約が4割、
その他社内運用に関わる契約が3割と、各契約種別の内訳が明らかになりましたが
そもそもこの内訳すら、Contract Oneを導入していなければずっと不透明なままでした。
全体が見え、内訳が分かることで契約条件を見直すべき案件も洗い出しやすくなりました。
海外代理店などの契約はどちらかが見直しを求めない限り自動更新され続けるようなものがほとんどです。
契約締結時と現在で比べると、マーケット情勢も含めお互いが求める諸条件も変わってくるはずですが紙契約ベースではそれに気付くことも難しく、これまで見直す機会がありませんでした。
見直しさえすれば、もっと相乗効果が得られるような内容の契約があっても古い産物のまま。
見直す必要があると分かってはいたものの、着手できていなかったんです。
Contract Oneのキーワード検索で締結年数が古い契約を洗い出し。AI機能を活用しリスクポイントを確認
弊社の契約状況がある程度把握出来た後は、契約締結年数が古い契約書を詳細検索やキーワード検索で
瞬時に洗い出し、その後Contract One AI機能でリスクポイントをチェックできるようになりました。
紙の契約書を全件1ページずつ確認し、そこからリスクポイントを専門家に相談しながら見つけ出すなんて気が遠くなる作業ですが、Contract Oneに全契約書を取り込んでいるからこそ実現することが出来ました。
契約内容を把握したうえで貨物輸送ルートを変更。コストを17％カットしお客様へのサービスへ還元が可能に
Contract Oneの各機能を活用しながら契約内容を見直し、輸送ルートを変更したことでコスト削減につながった事例をお話します。
弊社の場合、カリブ・中南米方面の貨物は日本を出たあとアメリカを横断し、カリブ・中南米へ運ぶルートが従来の流れでしたが、時間・コスト・積み替えの工数が生じます。
契約内容を見直し、把握することで新たにマイアミの代理店と契約を結ぶ必要があると分かり、輸送に係る無駄なコストや工数を17％削減することに成功しました。
コスト削減はお客様へより良いサービスを提供するきっかけになると考えており、Contract Oneの活用は弊社の収益にも貢献できると感じました。
契約情報は大切な資産。だからこそ把握し、見直すべき
契約情報は企業と企業の大切な資産です。
本来であれば契約内容を把握し、定期的に見直しを行うことで、双方にとってベストな選択になるようアップデートを行えますが、キャビネットで厳重に保管しているだけでは見る機会も減り契約内容の把握も難しくなります。
Contract Oneに全て取込み、契約情報を可視化するから契約リスクに気付ける。
リスクに気付けるから契約先や代理店と交渉する機会が生まれる。
機会が生まれるからコスト削減や収益拡大につなげることが出来る。
と、データベースの価値を改めて実感することが出来ました。
Sansan連携で各社の契約情報を確認。期限管理＝商談機会創出へ
Contract OneとSansanを連携するとSansanの企業ページに契約情報が蓄積されます。
弊社は営業日報やアプローチリストをSansan上で作成していましたが、各企業とどのような契約を交わしているかもスムーズに確認が可能になり、契約期限が近い顧客に対して再度商談のアプローチを行えるようになりました。
コロナ禍では、お客様との接点を取りにくい背景もありました。
Contract Oneから期限アラートメールが届くことで、契約期限をフックとした接点創出は効果的な営業手法だったと感じています。
漏れのない顧客アプローチを完遂し、追加商談が必要な顧客へは再提案を行うなど、守りと攻めどちらの活用も出来ています。
これからも、新しいことに Sansan、Contract Oneとともに挑戦していきたい
弊社はSansanやContract Oneが社内に浸透するまで、様々な工夫を行ってきました。
社内で浸透させるために大切なことは、まず自分の目で確かめ、納得したものを自信をもって社員に勧めることだと感じています。
これからも、新しいことにSansan、Contract Oneとともに挑戦していきたいと思っています。
編集後記
"自らが動き、伝える。そして「この会社を変えていくんだ」という背中を見せることが大切ですね"
そうおっしゃられ、自らがシステム導入の旗振り役となり、新しい文化を社内に浸透させていく。
そんな有馬さん・菅野さんの姿を見聞きし、一社会人として深い感銘を受けました。
お二人のようにContract Oneを通じて喜んでいただける方を増やしたい。
そんな気持ちが強く芽生え、日々のマーケティング活動により向き合いたいと思いました。
Contract One Unit マーケティング企画グループ 石田