「契約データベースが、ビジネスを強くする」ユーザー事例Vol.1

導入企業情報

社名　SBIエステートファイナンス株式会社
事業　不動産担保ローン
設立　1996年
規模　50～199名
機能　原本保管オプション/二要素認証ログイン

・膨大な紙契約書による業務効率の改善
・各部門、拠点ごとの属人管理体制の見直し
・リモートワーク推進などの働き方改革

推進責任者　営業部営業事務課長　松澤 英子様

「紙が手元から消えたことでオフィスがとても綺麗になり、執務スペースが広がりました。保管場所が無くせたことで不要な書類が置かれなくなり、リスク回避にもつながっています。空いた空間を、休憩スペースやミーティングブースにするなど、新しい活用方法にも夢が膨らんでいます。」

Contract One導入前

弊社の不動産担保ローン事業においては、融資中は顧客の契約書類を保管し、融資終了時に返却するため、毎日のように顧客の契約書類を確認する業務が発生しています。

以前からシステムは導入していましたが、自分たちでデータのアップロードや項目入力が必要で、確認においても不便でした。

例えば追加融資を行う際は、システムを見ただけでは内容がわからず、契約書の中身はキャビネットや専用の保管部屋まで行って紙を見て確認するといったように、契約書類の確認に業務工数を日々かなり割いていました。

何十箱にも及ぶ膨大な書類を管理するためのキャビネットや保管部屋は、オフィススペースを大きく取るだけでなく、セキュリティー担保のために鍵当番を回す負担や、コロナ禍により出社ができない時期は大変苦慮しました。

Contract One導入後

導入してまず行ったことは、スキャンサービスを利用した数千件の過去契約書のContract Oneへの取り込みです。

契約書がデータ化されたことで、これまで膨大な紙の契約書をめくっていた業務が、例えば「Contract Oneで顧客番号と融資番号を検索するだけ」になり、劇的に探し物の時間や手間が削減されました。

これは営業事務や経理といったバックオフィスだけでなく、顧客対応の生産性向上に直結するため、営業部の役職者や、カスタマーサービス部門にもアカウントを付与しています。

また、取り込みや初期設定にあたっては、支援担当の方と業務フローに合わせて細かく打ち合わせを行えたため、例えば当初想定していた独自項目の手入力が必要なくなるなど、スムーズに導入することが出来ました。

併せて、弊社ではスキャン後の契約書原本の保管も利用しています。

融資の終了時など原本が必要な時には、取り出したい契約書をContract One上で確認し、サポートセンターに依頼をするだけで簡単に取り寄せられます。
これによって、自社内の保管庫やキャビネットを撤去することができました。

当然、キャビネットがないため鍵管理は不要になり、「後で必要になるかもしれない」書類をとりあえず置くことも無くなったためリスク観点でも強化され、さらに、空いた空間を活用して社員のコミュニケーションスペースを創ることまでできました。

リモートワークで自宅等からアクセスする場合においても、二要素認証を利用することで、グループポリシーに則ったセキュリティーを担保した上で働き方や業務効率を改善できています。

紙業務からの脱却ができたことで、導入目的だった業務効率化はもちろん、BCP対策やオフィス環境の改善、 顧客対応の向上にまでつながり、まさに契約データベースが、ビジネスを強くしてくれました。

今後も、電子契約の導入や、営業部全体へのアカウント展開を予定しています。弊社のビジネス成長と共に進化してくれるサービスとしてContract Oneに期待しています。

利用ユーザー様の声

営業部営業事務課　マネジャー　鶴田 美穂様
「全文検索で、業務が劇的に楽になりました。」

「全文検索で、これまでのシステムで検索に時間がかかっていた業務が劇的に楽になりました。また、融資が完了した際にお客様に必要書類を返す際も、Contract Oneから取出し依頼をすれば手元に届くので、キャビネットから書類の山をかき分けることも無くなり工数の大幅な削減につながっています。」

営業部マーケティング課兼企画課　アシスタントマネジャー　大前 仁誠様
「スキャンサービスで、これまでの手間が一気に解消されました。」

「以前もシステムは使っていましたが、契約書など紙の原本スキャンから、PDFの名付け、保存フォルダ作成、アップロードまでをすべて自分たちで行う必要がありました。スキャンサービスの利用でそれらの手間が一気に解消され、本質的な仕事に割ける時間が増えました。」

営業部マーケティング課　アシスタントマネジャー　福田 拓也様
「お客様対応がスピーディーになり、全社でペーパレスを意識するきっかけに。」

「既存のお客様からご相談をいただいたときに、データベースからすぐに資料や情報を確認でき、お客様へのスピーディーできめ細かな対応ができています。また、社員全員がペーパーレスを意識するきっかけにもなっています。」

編集後記

SBIエステートファイナンス様においては、キックオフミーティングの段階から営業事務課の皆様もご参加され、こちらからのご案内に対しても積極的にご質問やご意見を出されていたことがとても印象的でした。初期の過去契約書取り込みでも何十箱にも及ぶ膨大な書類も見事な連係プレーで地道に進められたことで、データベースの構築が成し遂げられたと思っています。今後は契約書管理の見直しなど更なる管理体制の強化に取り組んでいかれるとのことなので、引き続きContract Oneが導入目的の実現に貢献できるようサポートしていきたいと思います。

Contract One Unit カスタマーサクセス 高橋

※ページ上の各種情報は2023年2月時点のものです。